東北大メールQ&A

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【1.東北大メールとは?】

【2.機能面に関して】

【3.メールアドレス修正に関して】

【4.メール設定に関して】

【5.メーリングリストに関して】

【6.別名アドレス(エイリアスアドレス)に関して】

【7.その他】

【1.東北大メールとは?】                  ▼

[Q1-1] いつから使えますか?

 2019年6月17日より利用可能であり、2019年8月1日より本格稼働となります。
 2019年6月17日~2019年7月31日は並行運用期間であり、新旧メールの両方にメールが届きますが、2019年8月1日以降は新メールにしかメールは届かなくなります。

[Q1-2] 利用対象者は?

 原則、東北大IDを持つ方が対象です。申請により東北大IDを取得している方も同様です。
 但し、一部例外もありますので、対象者については、本ページ内、メールアドレスをご覧ください。

[Q1-3] 雇用期間が極端に短い(数日間や1か月未満)教職員でも東北大メールの利用はできますか?

 東北大ID発行対象外のため、ご利用いただけません。

[Q1-4] TAINSメールアドレスは東北大メールに移行される予定はありますか?

 TAINSメールは2019年10月31日をもってサービス提供を終了します。
 2019年11月1日以降はメールボックスが削除されメールソフト (SMTP/POP/IMAP)によるメール送受信、及びウェブメールの利用はできなくなります。
 (ただし、廃止申請により行われたメール転送設定は TAINS メールのサービス終了後も当面の間継続いたします。)
 東北大メールに自動で移行されるものではありませんので、必要に応じて、各自でメール環境及びメールデータ等の移行を行ってください。

[Q1-5] 学内で運用されている既存のメールと東北大メールの違いは何ですか?

 東北大メールは教職員への業務連絡及び連携システムからの連絡に使用するメールです。
 詳しくは本ページ、システムからの業務連絡及びその他の学内の既存のメールシステムについてをご覧ください。

[Q1-6] 部局で使用しているメールから東北大メールに移行するのは強制的なものですか?

 強制的なものではありませんが、サーバ更新のタイミングなどで、東北大メールへの移行をご検討ください。

[Q1-7] 名誉教授が在職中に使用していた東北大メールを、引き続き利用したい場合は、どのような手続きが必要でしょうか。

 名誉教授向けの「東北大ID申請書」を、データシナジー創生機構 情報基盤運用室 共通基盤システムグループ
 東北大ID申請受付:auth-system*grp.tohoku.ac.jp (*を@に置き換えてください)宛に送付してください。

[Q1-8] 自部局ではTAINSメールを使用しているが、業務連絡はこちらには届かないのですか?

 TAINSメールは2019年10月31日をもってサービス提供を終了します。詳細は[Q1-4]をご覧下さい。

[Q1-9] 安否確認システムと東北大メールは連携されるのですか?

 安否確認システムからの連絡先について、今まで設定していたメールアドレスに加えて東北大メールが追加されます。


【2.機能面に関して】                    ▼

[Q2-1] 東北大メールにログオンするユーザID、パスワードは何ですか?

 東北大メールにログオンするには、「東北大メールアドレス」と「東北大メール用パスワード」および、「メール用従業員ID」を使用します。
 これらの情報は「統合電子認証システム>メールアドレス等更新」で確認頂けます。

[Q2-2] メール1通あたりの送受信容量、メールボックスの総容量はどれくらいですか?

 メール1通あたりの送受信制限は次のとおりです。
 (送信)メール本体は無制限、添付ファイルは25MBまで
 (受信)メール本体+添付ファイル合計で50MBまで
 メールボックスの総容量はGoogleドライブのマイドライブと合算で300GBです。

[Q2-3] データの送受信容量制限オーバーによる通知はありますか?

 メール1通あたりの送受信制限を超えた場合の動作は次のとおりです。
 (送信)添付ファイルは25MBを超えた場合、Googleドライブのリンクが自動的にメール内に追加されて送信されます。
 (受信)メール本文+添付ファイル合計が50MBを超えた場合は受信できません。

[Q2-4] 容量が大きなファイルを送信したい場合、どうすればよいですか?

 Google Workspace for EducationのGoogleドライブまたは、NII FileSender等を使用します。
 利用方法については各システムのヘルプをご参照ください。

[Q2-5] ファイルアップロード機能のファイル上限はありますか?

 Google Workspace for EducationのGoogleドライブまたは、NII FileSenderのファイル上限は次のとおりです。
 (Googleドライブ) 容量無制限
 (NII FileSender) 1ファイル10GB 20日間

[Q2-6] 退職した場合、東北大メールはすぐに使えなくなってしまいますか?

 退職等により、東北大IDが失効してから30日間は継続して東北大メールアドレスを使用することができます。(利用猶予期間)
 また、東北大IDの失効までに転送設定を行うことにより、利用猶予期間終了後の2年は任意のアドレスにメール転送を行うことができます。(転送期間)
 東北大IDが失効してしまった場合はお問い合わせ先までご連絡ください。
 詳しくは本ページ内、基本情報をご覧ください。

[Q2-7] 利用猶予期間に、業務連絡等のメールが届きますか?

 利用猶予期間の30日間は通常利用可能なので、各利用システムにて設定されている場合、メールは受信します。

[Q2-8] 利用期間終了後に、利用者側で転送先のメールアドレスを変更できますか?

 できません。システム管理者側の作業になりますので、データシナジー創生機構へご連絡ください。

[Q2-9] 転送設定期間を過ぎてから転送を設定したい場合はどうすればいいのですか?

 利用者側のインターフェースは用意していませんので、システム管理者であるデータシナジー創生機構へ連絡をいただき、システム管理者側で設定することになります。

[Q2-10] 東北大メールに使用されているハードウェアの設置場所、スペックが知りたいのですが。

 Google社が提供する「Google Workspace for Education」であり、スペック等は公開されていません。

[Q2-11] 誤ってメールを削除した場合等に、データを復旧することは可能ですか?

 Gmailにおいて、メールを削除するとGmail上のゴミ箱に入ります。ゴミ箱にあるメールは復元することが可能です。
 ゴミ箱に保存したファイルは初期設定では30日間保存されて、30日以降は自動で削除されます。保存期間は個別設定が可能です。

[Q2-12] 1日2,000通までの送信制限は、CC、BCCでアドレスでも対象になりますか?

 Gmailの送信数制限は以下のとおりです。
 -------------------------------------------
 ①一日に送信できるメール数 :2,000通
 ②メール1通あたりの宛先数  :2,000件
 -------------------------------------------
 ②はTO,CC,BCC全てを含めた件数になりますが、①はメール件数のため、1通にTO、CC、BCCの宛先数に限らず、1通のカウントとなります。
 またメーリングリストはリスト内のメンバー数に限らず、1通のカウントとなります。
 宛先が2,000件を超えるメールについては、送信制限に引っ掛かるため、メーリングリスト(Googleグループ)の活用を推奨します。

 詳細は以下のGoogleヘルプサイトをご確認ください。
 【Googleヘルプ】Google Workspace での Gmail の送信に関する制限事項

[Q2-13] 迷惑メール対策はされていますか?また、個人でも設定できますか?

 Gmail側で自動でチェックされていますが、チェックされないメールについて、個人でも「迷惑メールを報告」「フィッシングメールを報告」にて対策が 出来ます。
 またGmail側の自動チェックにより、誤って迷惑メールに判定される場合もありますので、定期的にGmail(WEBメール)で迷惑メールフォルダを確認ください。
 また以降、迷惑メール判定されないようにするために、「迷惑メールではない」を選択することで回避できます。SPAM判定回避設定のマニュアルも併せてご覧下さい。

[Q2-14] 添付ファイル付きのメールが受信できません。

 添付ファイルのファイル形式(拡張子)によっては受信メールが、迷惑メールボックスに分類されます。
 Gmail(Webメール)の迷惑メールフォルダをご確認ください。メールソフトでは迷惑メールフォルダを確認できませんので、ご注意ください。

 受信できない添付ファイル形式(拡張子)については、Google社にて公開しておりますので、ご参照ください。
 【Googleヘルプ】Gmail でブロックされるファイルの種類

[Q2-15] Webメール上のメッセージを削除したところ、メールソフトのメッセージも消えてしまったのですが、何故でしょうか?また、復旧することはできますか?

 受信サーバーの種類の設定を"IMAP4"にしていると、Webメールと連動してメールソフト(Thunderbird、Outlook等)からもメッセージが削除されます。
 メールソフトの設定画面にて、受信サーバーの設定をご確認ください。
 (Gooogleヘルプ参照)
 受信サーバーの種類を"POP3"にすると、Webメールとメールソフトは連動しませんが、設定を変更したい場合はメールアカウントを新規作成し直してください。
 なお、[Q2-11]に記載のとおり、削除してしまったメッセージについてはこちらでは復旧の対応は致しかねますので、ご了承ください。

[Q2-16] 利用期間終了後の転送設定の方法を教えて下さい。

 利用期間終了後転送設定方法のマニュアルをご参照ください。なお、利用期間終了後転送設定の有効期間は2年間となります。
 停止後転送の設定方法 学内 学外

[Q2-17] Googleへのアクセスを制限している国(中国等)においてメールを確認する方法はありますか?

 方法を別途ご案内致しますので、お問い合わせ先までご連絡ください。

[Q2-18] メールのヘッダー情報を利用して、使用するメールソフトで改めて迷惑メール判定を行うことは可能ですか?

 可能です。ヘッダー情報に以下の内容を記載しておりますので、ご利用ください。
 -----
 X-Gm-Spam: 0   迷惑メールではないことを意味します。
 X-Gm-Spam: 1   迷惑メールであることを意味します。
 X-Gm-Phishy: 0  フィッシング メールではないことを意味します。
 X-Gm-Phishy: 1  フィッシング メールであることを意味します。
 -----

[Q2-19] ログインする際に、パスワードを入力した後に歪んだ文字が表示され、「音声はまたは画面上のテキストを入力」するように求められましたが、どうすればよいですか?

 ロボットによる不正なログインを防ぐために、このような画面が表示される場合があります。
 画面に表示されている文字列を入力して、「次へ」をクリックしてください。
 誤って入力した場合、別の文字列でリトライすることができます。
 なお、入力ミスの回数制限はありません。

[Q2-20] 宛先(To,Cc,Bcc)に自分の別名アドレスを入れても、自分に届きません。

 Gmailでは、基本的に自分宛のメールは受信トレイに届かない仕様になっています。
 (自分のメインアカウント宛のメールは受信トレイに表示されます)
 自分の他のアドレスや自分が属するメーリングリスト宛てに送付されたメールは、設定によって受信トレイに届けることができます。
 詳細は以下のGoogleヘルプサイトをご確認ください。
 
 【Googleヘルプ】メールエイリアスまたはグループ宛てに送信したメールが受信トレイに表示されない

【3.メールアドレス修正について】              ▼

[Q3-1] メールアドレスの修正はできますか?

 可能です。修正依頼方法の詳細については本ページ内、メールアドレス変更にてご案内しております。
 但し、リンク先に記載の条件以外での修正には対応できかねますので、ご了承ください。

[Q3-2] メールアドレスに旧姓は利用できますか?

 人事担当係に旧姓使用届を提出している場合は旧姓でアドレスが生成されますが、違っていた場合はお手数ですがご連絡くださいますようお願いいたします。

[Q3-3] 結婚等による氏名の変更時、メールアドレスを修正することは可能ですか?

 メールアドレスを修正することは可能です。なお、メールボックスは引き継がれます。
 申請方法については本ページ内、メールアドレス変更にてご案内しております。

[Q3-4] 私の名前ではメールアドレスがとても長くなってしまいますが、短くできますか?

 ミドルネームの省略については対応いたしますので、ご連絡ください。
 また、別名アドレスを取得することにより解決することもできます。
 機能の詳細については、本ページ内別名アドレスを参照してください。

[Q3-5] メールアドレスの補助部の削除はできますか?

 削除及び変更はできません。
 補助部は同姓同名によるメールアドレスの重複を防ぐために設けております。
 補助部がないアドレスをご希望の場合は、別名アドレスを取得してください。
 詳細については、本ページ内別名アドレスを参照してください。


【4.メール設定に関して】                  ▼

[Q4-1] アカウント設定の際、自分の東北大メールアドレスはどこから確認できますか?

 統合電子認証システム画面から確認できます。
 メールソフトで設定する場合は、PCのコピー機能をご活用ください。コピーする際は、アドレスの前後にスペースを含まぬようご注意ください。

[Q4-2] メールアドレスは確認後すぐに使うことができますか?

 ご利用可能です。

[Q4-3] 新規採用の職員がメールを利用できるのはいつからになりますか?

 採用日には東北大メールを利用できる環境になっております。
 東北大ID通知書に[メールアドレス][初期パスワード]が記載されておりますので、そちらを参照しご利用を開始して下さい。

[Q4-4] メール設定に必要な情報を教えてください。

 [IMAPの場合]Gmailヘルプ:他のメールプラットフォームでGmailのメールをチェックする
 [POPの場合] Gmailヘルプ:POPを使用して他のメールクライアントでGmailのメールを読む
 ※2021年2月16日に安全性の低いアプリのアクセスが無効になりますのでご注意ください。
 上記スケジュールは当面延期になりました。新たなスケジュールが決まり次第、お知らせします。
  https://workspaceupdates-ja.googleblog.com/2020/04/blog-post_2.html

[Q4-5] システムからのメール配信先が変わるにあたり、自分の環境の設定変更が必要になりますか?

 東北大メール以外で受信したい場合は東北大メールから希望のメールアドレスへの転送設定が必要になります。
 詳細はマニュアルをご参照の上、設定してください。

[Q4-6] アドレスに別名を付与することは可能ですか?

 ユーザーが任意で別名アドレスを利用できます。
 機能の詳細については、本ページ内別名アドレスを参照してください。

[Q4-7] 現在利用しているメールシステムに東北大メールへの転送設定をしたいのですが、いつから設定を行えますか?

 現在、行えるようになっております。

[Q4-8] 東北大IDを申請により取得したユーザが、継続申請により東北大IDを更新した場合、メールアドレスの利用期間も更新されますか?

 利用期間が更新され、引き続き同じメールアドレスをご利用いただけます。

[Q4-9] 教職員グループウェアのアドレス帳に表示されるアドレスはどのアドレスになりますか?

 東北大メールアドレスと任意のアドレス各1つの計2つです。なお、東北大メールアドレスは変更できません。

[Q4-10] 迷惑メールフォルダに仕分けされたメールはGmail(webメール)でしか確認できないのですか?

 迷惑メールに振り分けされたメールの内容はGmail(webメール)より確認ください。
 またはメールソフトでIMAP接続されている場合はメールソフトより迷惑メールフォルダを確認頂けます。
 ※メールソフトでPOP接続されている場合は確認できません。

[Q4-11] 受信するメールを複数のアドレスに転送したい場合は、どうすればよいですか。

 「メール転送とPOP/IMAP」における転送設定(すべてのメールを自動転送する設定)では、1つのアドレスしか転送先として使用できません。
 複数のアドレスに転送したい場合には、「フィルタとブロック中のアドレス」におけるフィルタ機能を利用して転送を行ってください。
 詳細は以下のGoogleヘルプサイトをご確認ください。
 
 【Googleヘルプ】Gmailのメールを他のアカウントに自動転送する

[Q4-12] Webメール(Gmail)設定の「POPダウンロード」においてPOPを有効にしようとしても、反映されません。

 有効になった表示が少しわかりづらくなっております。
 「1.ステータス」の右側にPOPが有効という表示があれば有効になっていますので、ご確認ください。

【5.メーリングリストに関して】               ▼

[Q5-1] メーリングリストの申請方法を教えてください。

 メーリングリストは専用の申請フォームから申請します。詳細はメーリングリストをご覧ください。

[Q5-2] メーリングリストの利用に費用は発生しますか?

 費用は発生いたしません。

[Q5-3] メーリングリストの命名規則はありますか?

 メーリングリストガイドラインをご覧ください。

[Q5-4] メーリングリストのアドレスは個人のアドレスと同じ形式ですか?

 メーリングリストは「grp」をサブドメインにしております。
 <申請のML名>@grp.tohoku.ac.jp という形式となります。

[Q5-5] メーリングリストの利用範囲の制限はありますか?

 学内限定等の制限はありません。業務上で必要とする際は利用できますので、研究室の窓口としてもお使いいただけます。
 また、メンバに学外の方を含めることも可能です。但し、管理者になることはできません。

[Q5-6] 東北大メールで運用しているメーリングリストは、新東北大メールに移行されますか?

 2019年7月25日(木)10時時点のデータにて移行されます。
 2019年8月1日から、新システムの設定に基づいてメーリングリストのメール配送等が行われます。
 ただし、一部の設定項目(投稿権限許可,制限リスト、シーケンス番号の表示等)は移行されておりません。
 必要に応じて新システムの管理画面より、設定の再現をお願い致します。

 ■移行される項目、されない項目について
  メーリングリスト設定項目新旧対応表

 ■設定の再現方法について
  旧東北大メールから移行したメーリングリストの設定手順

[Q5-7] TAINSメールや部局で運用しているメールのメーリングリストは移行されますか?

 移行されません。申請によりメーリングリストを作成してください。

[Q5-8] メール送信時の発信元を個人・メーリングリストと使い分けることはできますか?

 使用するメールソフトおよびGmailで、差出人の情報としてメーリングリストの情報を追加し、メール送信(作成)の際に、状況に合わせて差出人情報を選択して使用することで、可能となります。
 ・Gmailでは、「アカウントとインポート」より、機能を利用することで、実施できます。
 ・Thunderbird (メールソフト)では、「差出人情報」を追加することで、実施できます。

[Q5-9] メーリングリストの管理は誰が行いますか?

 申請登録を行ったメーリングリスト管理者に管理していただきます。

[Q5-10] メーリングリスト管理者は東北大ID保有者(東北大メール利用者)しかなれないのですか?

 メーリングリスト管理者になれるのは東北大ID保有者(東北大メール利用者)だけです。
 それ以外の方(学生や外部の方)に管理権限を引き継いでしまうと、管理者によるメンテナンスができなくなってしまいますので、ご注意ください。

[Q5-11] メーリングリストの管理者が退職する場合、何か手続きは発生しますか?

 管理者の交代を行ってください。操作方法についてはマニュアルをご覧ください。

[Q5-12] メーリングリスト管理者が退職等で東北大IDが使えなくなると、管理者が不在になってしまいますか?

 不在にならないよう、こちらで処理することはできますが、メーリングリスト管理者が異動、退職される際には必ずメーリングリスト管理者の変更手続を行ってください。

[Q5-13] 役職に紐づいたアドレス、係のアドレスや研究室のアドレス等、個人ではないメールアドレスはどのように移行したらよいですか?

 メーリングリストの取得により、移行してください。

[Q5-14] 旧東北大メールで受信したメーリングリストのメールを新東北大メールへ移行出来ますか?

 旧東北大メールでは受信したメーリングリストデータは個人のメールボックスに保管されているため、新東北大メール(Gmail)には自動で移行されません。
 個人のメールボックスにある過去メールを新東北大メールへ各自でデータ移行は可能ですが、過去メールは個人のメールボックスに保管されたデータを閲覧し、8/1以降は新東北大メールに移行されたメーリングリストのメールを閲覧すること(=新旧環境の使い分け)をお奨めします。

[Q5-15] メーリングリストで受信したメールを後任者へ引き継ぐ良い方法はありますか?

 Google Workspaceにおけるメーリングリストは、Googleグループ機能にて提供されます。
 Googleグループではメーリングリストにメールボックスがあり、新たな人(後任等)をGoogleグループに登録すれば、過去にメーリングリストに流れた内容は閲覧できます。
 (ただし、8/1以降のものに限る)

[Q5-16] メーリングリストに投稿されないメールがあります。

 一部の特殊なメールは、Googleグループの仕様上、メーリングリストに送信・転送することができません。
  例1)配信不能レポート(送信者情報が空白であるもの)
  例2)他のアカウントから返送される自動応答メール
 上記と似た内容のメールも送信・転送することができませんので、ご了承下さい。

[Q5-17] メーリングリストから退会できません。

 外部のメンバーがメールに記載されているグループ退会用アドレスにメールを送信してもグループから退会できません。
 マイグループに表示されているグループ一覧から退会しようとしてもグレーアウトして退会できません。
 これは、基本的には業務に使うグループのため、メンバーが勝手に退会するのを防止する設定を行っています。
 ただし、グループごとに個別に設定変更することができますのでお問い合わせ先までご連絡ください。
 この設定は次の3種類があります。
 ・すべてのメンバーは自分で退会できない(管理者がメンバー削除を行う)
 ・すべてのメンバーが自分で退会できる
 ・グループ管理者は自分で退会できる(←本学の標準設定)

【6.別名アドレス(エイリアスアドレス)に関して】      ▼

[Q6-1] 別名アドレスとは何ですか?

 現在お持ちの東北大メールアドレスににその個人を指し示すもう1つ別の名前をつけるオプション機能です。
 本ページ内、メールアドレスにて、機能をご紹介しておりますので、ご覧ください。

[Q6-2] 別名アドレスはどうやって取得できますか?

 統合電子認証システムより申請可能です。申請から反映までは2時間ほど時間がかかります。詳細はマニュアルをご覧ください。

[Q6-3] 別名アドレスの取得は強制ですか?

 取得は任意です。必要に応じて取得してください。

[Q6-4] ドメイン(@以降)を指定することはできますか?

 できません。@以降は"@tohoku.ac.jp"です。

[Q6-5] 別名アドレスは変更できますか?

 統合電子認証システムから変更することができます。

[Q6-6] 取得した別名アドレスは教職員グループウェアのアドレス帳に表示されますか?

 東北大メールアドレス欄には配付時のメールアドレスしか表示されません。
 別名アドレスを掲載したい場合は、「他のメールアドレス」欄に登録してください。

[Q6-7] 統合電子認証システムの画面にて、取得したい別名アドレスを登録しようとするとエラーになってしまいます。

 アドレスに禁止文字(文字列)が含まれる場合や、既に他のユーザが使用している(使用していたことがある)アドレスは登録できず、エラーが表示されます。
 登録画面の注意書きを参照し別のアドレスを登録してください。

[Q6-8] 別名アドレスを取得後、メール環境の設定を変更する必要はありますか?

 別名アドレスを送信元にしてメールを送信する場合等、環境設定が必要です。
 マニュアルを参照してください。

[Q6-9] 別名アドレスをメーリングリストに登録することはできますか?また、管理者にすることはできますか?

 別名アドレスをメーリングリストに追加可能です。またメーリングリストの管理者になることも可能です。
 ただし、当該者がGmailにログインする際は、本アドレスがログインIDとなり、別名アドレスではログインできませんので、ご注意ください。

[Q6-10] 別名アドレスを変更後に、変更前のアドレスに送信するとどうなりますか?

 別名アドレスを変更した場合、1つ前(昔)の別名アドレスに対して送信されたメールは受信することができます。
 直ちに1つ前(昔)の別名アドレスの使用を停止したい場合、別途ご連絡下さい。
 なお、一度使用した別名アドレスは再利用できません。

[Q6-11] 別名アドレスでログインすることはできますか?

 別名アドレスでログインすることはできません。
 最初に配付しました『名.姓.補助部@tohoku.ac.jp』のメールアドレスでログインしてください。

【7.その他】                        ▼

[Q7-1] 新東北大メール用アカウントやパスワードがわからない場合、どのように問い合わせたらよいでしょうか。

 新東北大メール用アカウントは統合電子認証システムから確認できます。
 新東北大メール用パスワードは初期設定用パスワードを統合電子認証システムにて確認頂けますが、それ以降はGoogle Workspaceにて管理されます。
 Google Workspaceにパスワード再設定用の連絡先を予め登録しておくことで、パスワード忘れの際も自身で確認が出来ます。
 もし予め登録されていない場合は、メールパスワード初期化フォームからパスワードの初期化を行ってください。

[Q7-2] 東北大メールの使い方(メールソフトの設定方法など)は、どこに問い合わせたらよいでしょうか。

 本ページ内にマニュアルをご用意しております。
 メールソフトの設定方法は各メールソフトのヘルプサイトをご参照ください。
 問い合わせにつきましては、ページ内お問い合わせ先までご連絡ください。

[Q7-3] webブラウザで利用している時に、特定の画面が正常に表示されなかったり表示が非常に遅くなったりします。改善方法はありますか?

 Googleサービスとの親和性が高いwebブラウザである"Google Chrome"を使用すると改善する場合がありますので、お試しください。