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施設利用のご案内

以下のいずれかに該当する場合にはご使用いただけません。
  • 法令及び公序良俗に反するもの又は反するおそれのあるもの
  • 特定の個人、団体等を支援又は公認しているような誤解を与えるもの又は与えるおそれのあるもの
  • 宗教的または政治的目的を有しているもの
  • 専ら営利のみを目的としているもの又はその疑いのあるもの
  • その他館長が使用目的を不適当と認めたもの

貸出日時

  • ◆休館日

    毎週火曜日、創立記念日、大学入学共通テスト及び一般入試実施日、本部夏季休業及び年末年始休業（12月29日～1月3日） その他設備点検日※この他、臨時に休館する場合があります。

  • ◆貸出時間区分
    午前 午後 夜間 午前～午後 午後～夜間 全日
    9:30 ～ 12:00 13:00 ～ 17:00 18:00 ～ 21:30 9:30 ～ 17:00 13:00 ～ 21:30 9:30 ～ 21:30

    ※貸出時間は入館手続き、ピアノの調律、準備・設営、撤収及び原状回復、退館手続きに要するすべての時間を含みます。
    ※1時間単位での貸し出しは行っておりません。

    ◆ 開館前延長時間区分

    当会館の開館時間は9:30です。これより早い時間からの使用を希望する場合は開館前延長の申込が必要です。

    前延長① 前延長② 前延長③
    7:30 ～ 9:30 8:00 ～ 9:30 8:30 ～ 9:30

    ※別途使用料がかかります。詳しくはお問合せください。

料金

規程

　　

使用申込

◆ 使用申込書受付期間

当面の間、ご使用を希望する月の12ヶ月前の月の初日からご使用日の2ヶ月前まで受付します。これ以降の受け付けはできませんのであらかじめご了承ください。

◆ 受付期間

毎月1日～15日を前半、16日～末日を後半の期間に分け受付を行います。先着順ではございません。
必要書類に不備や不足がある場合は次の期間へ受付を繰り越しとなります。余裕をもってお申込みください。

◆ 競合

受付期間内に同じ日程を希望する申込が複数あった場合には競合となります。
競合となりましたら第二希望以降の日程を確認させていただき、選定会議にて使用可否と併せて審議し、結果をご連絡いたします。

◆ 使用申込書及び必要書類の提出

東北大学百周年記念会館使用申込書兼許可書と必要書類（団体概要または催事概要資料）と併せてメールまたは郵送でご提出ください。


（メール） hagihall * grp.tohoku.ac.jp （送信の際は「 * 」を「@」に変換してください）

（郵送） 〒980-8576 宮城県仙台市青葉区川内40 東北大学百周年記念会館川内萩ホール事務室

（個人情報の取扱いについて）

ご提供いただきました個人情報は、法令に基づく場合を除き、使用者との連絡、許可書等の発行手続き及び使用料等の請求のみに使用します。

選定会議

    月2回開催します。申込み内容および提出資料を基に申込の許可・不許可を審議します。審議内容についてはお伝え出来ませんのであらかじめご了承ください。

使用許可書発行

    現在の運用ルールでは使用日の1か月前を目安に使用許可書を郵送します。

請求書発行

  • ◆施設使用料

    使用日1か月前を目安に、施設使用料の請求書を催事担当者あてメールで送付します。施設使用料は原則前納です。期日までの入金にご協力をお願い致します。

  • ◆付帯設備使用料

    付帯設備使用料は最終ご使用日に付帯設備使用数を確定となりますので、後日、メールにて請求書を送付いたします。

使用変更届

施設使用日の追加、施設使用時間の変更、本番時間の変更、責任者の変更、入場料の変更する場合は、変更届の提出をお願いします。様式を送付しますので、事務室までご連絡ください。変更内容について、再度選定会議で審議を行います。お手続き期限は使用予定の2か月前です。これ以降の変更はできません。

使用取止届

使用を取りやめる場合は、様式を送付しますので事務室までご連絡ください。お手続き期限は使用の2か月前までです。これ以降の取りやめはできません。

　　

事前打ち合わせ

ご使用初日の2か月前から1か月前までに、災害発生時の対応、駐車場の運用、舞台のレイアウト等その他の項目について事前打ち合わせを行います。事前に以下のご対応をお願いします。


①「施設使用に関する事前確認」フォームへの入力

②タイムスケジュール(入館から退館までの全体進行及び本番時のプログラム、式次第等）及び会場のレイアウト（マイクやPC・スクリーン、ピアノ等舞台備品の使用位置が記載されたもの）の送付。


以下ダウンロードの上関連資料作成にご使用ください。


全館　平面図

ホール　ステージ図面　付帯設備品（有料／無料）

会議室　スクール形式　シアター形式　3室分割　付帯設備品（有料／無料）

催事開催に係る各種届出

  • 以下に該当する場合は事前に申請及び許可が必要となります。使用予定の2か月前までにお手続きをお願いいたします。


    ◆物品販売

    催事に関連する物品に限り、館内指定場所にて販売が可能です。物品販売計画書にご記入のうえご提出ください。

    物品販売計画書

  • ◆裸火の使用又は危険物品の持込み、水溶性スモークマシンの使用

    危険物品持込承認申請書を提出してください。学内決裁後、申請書（正・復）をお返ししますので仙台市青葉消防署へ提出していただき、消防署にて承認後、の副本（原本）を事務室に提出してください。


    危険物品持込承認申請書（正／副）


    水溶性スモークマシンを使用する場合は水溶性スモークマシン申請書を作成し、事務室に提出してください。

    水溶性スモークマシン使用申請書

  • ◆署名、募金等の活動

    以下の書式例をもとに届出書を作成しご提出ください。内容について選定会議にて審議を行い、実施の可否について回答いたします。


    書式例_催事に伴う署名活動の実施について


    書式例_催事に伴う募金活動の実施について

ご使用日当日の注意点

    • 使用許可時間内に退館が完了しなかった場合は時間外使用料が発生します。
    • ホールおよびホワイエは飲食禁止です。
    • ゴミはすべてお持ち帰りください。
    • 貸出カギは、責任をもって管理をお願いします。紛失された場合は実費負担にて交換となります。
    • 荷物や貴重品の紛失・盗難等については、当会館は一切責任を負いかねます。
    • 事務室での宅配便やケータリング、花束の受取等及び荷物の保管はお受けできません。
    • 東北大学キャンパス内は全面禁煙です。
    • 駐輪場はございません。
    • 不測の事故及び災害の場合は、催事を中止していただくことがございます。この場合における損害の補償はいたしません。

使用のお断りと中止

  • 次のいずれかに該当する場合には、許可書発行後または使用中においても使用をお断りまたは中止していただきます。

    • 使用者が、その使用権を第三者に譲渡又は転貸した場合
    • 使用申込書の記載事項に偽りがあった場合
    • 申込時の使用目的または使用方法に著しい変更があった場合
    • 法令に違反する行為があった場合
    • 騒音又は臭気等でほかに迷惑を及ぼし、かつ係員の指示に従わない場合
    • 風紀上または管理上、使用続行が不適当であると館長が判断した場合

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