バックナンバー（平成２２年度）

バックナンバー（平成２２年度）

内容

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│＼／│【監査通信】おうでぃっと めーる　第１０号（２０１１．３．１発行）
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http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit
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▼ＩＮＤＥＸ▼
■【監査室WEB情報】
・各部局にて行なわれている「優れた取り組み事例」
・「子育て支援」に関する要望そして、改善策！〜人事課からの回答〜
・再確認！「勤怠監査」における監査室の視点
・「監査ニュース」〜前副学長のいいなりで経理処理…富山大不正受給外
■【内部監査情報】
・科学研究費補助金の内部監査報告書
・勤怠管理等に関する内部監査報告書〜H22年度内部監査報告書より〜
・情報セキュリティに関する全部局アンケートを実施！
・「標準会計監査」及び「最先端研究開発支援プログラムの監査」について
・今ドキ・気になる事例 �H仙台〜東京出張の物的証拠はありますか？
■【Audit Cafe】
〜監査室のススメ？〜
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┃監 査 室 WEB情 報
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・各部局にて行なわれている「優れた取り組み事例」

7月に行われた科学研究費補助金の監査の結果を基に、各部局で行われている
優れた取り組み事例を監査室WEBサイトに3件掲載しました。今回はその３件を
ご紹介いたします。

�@独自に詳細な「研究分野向け購買・物品管理マニュアル」を作成し、研究室
等に対して説明会を開催して、円滑な購買・物品管理業務の遂行に役立ててい
ました。

�A謝金出勤表の様式に単価区分や学生証コピー欄を設けたり、裏面に他の経費
での謝金勤務日欄を設けたりするなどして、処理誤りを減らす工夫や重複によ
る誤払いを未然に防止する努力を行っていました。

�B科学研究費の重複申請についての理解度を高めるために、独自に研究者毎の
「重複申請可能種目一覧」を作成して周知をすることにより、積極的な研究費
の獲得活動を行っていました。

実際に使用されていた書式等につきましては、監査室WEBサイトに掲載してお
りますので、詳細につきましては以下のWEBサイトをご覧ください

【優れた取り組み事例】の詳細は、コチラ↓
………………………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/tantou-HP/torikumi/torikumi-top.htm
………………………………………………………………………………………

・「子育て支援」に関する要望そして、改善策！〜人事課からの回答〜

これまで、皆様からのご意見・ご要望をまとめ、人事課に対して対応策の検討
を依頼しておりましたが、この度、以下のような子育て支援業務の改善に向け
た取り組み方針が示されましたのでお知らせいたします。

�@子育て支援用ホームページの充実
�A事務担当者への教育支援の充実
�B出産育児支援制度マニュアルの作成
�C学外相談窓口の利用促進
�D制度運用に関するモニタリングの導入

詳しくは、下記WEBサイトをご覧ください。また、何かお気づきの点がありまし
たら、ぜひ監査室までご一報ください。

【子育て支援】の詳細は、コチラ↓
…………………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/tantou-HP/anketo/anke-to-top.htm
…………………………………………………………………………………

・再確認！「勤怠監査」における監査室の視点！

今回の勤怠等に関する監査は主に教職員の勤怠管理、人事・給与制度の周知状況
並びに事務担当者に対する各種制度の処理状況などを確認させていただきました
が、実際監査を受けていない部局担当者の皆様にも、どのような監査が行われた
かをお知らせするために「人事・給与制度に関する業務チェックリスト」を作成
いたしました。
今回実施した監査項目の中で、特に間違うリスクの高い箇所を選びチェックリス
ト形式にしております。

今回監査を受けなかった担当者の皆様はぜひセルフチェックを行ってみてください。

【業務チェックリスト】の詳細は、コチラ↓
……………………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/tantou-HP/gyoumu-ch/gyoumu-top.htm
……………………………………………………………………………………

・「監査ニュース」前副学長の言いなりで経理処理−富山大不正受給

監査関係のニュースや日常の気になる話題など、皆様の役に立ちそうなネット
上の情報を掲載しております。業務の合間など、息抜きの時にご覧ください。

【監査ニュース】の詳細は、コチラ↓
…………………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/tantou-HP/news/news-top.htm
…………………………………………………………………………………
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┃内 部 監 査 情 報
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・科学研究費補助金の内部監査報告書について

平成22年度内部監査（科学研究費補助金の監査）の内部監査報告書については、
２月に開催された「部局長連絡会議」及び「事務連絡会議」において報告され
ました。また、監査対象部局へ監査報告書（部局別）の写しを送付しました。

この度の報告書では、事務連絡会議でも申し上げましたが、教員等に対する部
局版購買業務マニュアル等の作成の必要性、並びに全学的取り組みが必要と思
われる支払い遅延への対応について記載しておりますので、ぜひご一読ください。

平成22年度内部監査報告書（科学研究費補助金の監査）についてはコチラ↓
………………………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/kansa-houkoku/kansa-houkoku-top.htm
………………………………………………………………………………………

・勤怠管理等に関する内部監査報告書について〜H22年度内部監査報告書より〜

「勤怠管理等に関する監査」に関する監査報告書については、2月に開催された
「運営企画会議」「部局長連絡会議」及び「事務連絡会議」にて報告させてい
ただきました。

今回の監査は、勤務時間管理、休暇、休業、兼業などを中心に監査をするとと
もに、育児休業取得者に対するアンケート調査を実施するなど、監査項目は多
岐にわたっております。監査結果としては、おおむね良好に処理されておりま
したが、一部の部局において不適切な事例もありました。また、本部事務機構
等に対しても、監査室より様々な意見を報告させていただいております。

監査報告書の詳細につきましては、以下のWEBサイトを参照してください。

【監査報告書】の詳細は、コチラ↓
…………………………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/kansa-houkoku/kansa-houkoku-top.htm
…………………………………………………………………………………………
・情報セキュリティに関する全部局アンケートを実施！

「情報セキュリティ監査」の実地監査を3月9日より実施することといたしました。
それに先立ち、各学部におけるセキュリティ体制を把握することを目的に、全部
局を対象としたアンケートを実施いたしております。既に、アンケート用紙等に
つきましては、各部局の保護管理者宛に送付しておりますので回答方よろしくお
願いいたします。

※情報セキュリティ監査概要
�@ 全学アンケート2月24日（木）〜3月4日（金）（全学部対象）
�A 実地監査3月9日（水）〜3月25日（金）（10部局程度対象）

実施対象部局に関しましては、ＷＥＢで公表すると共に対象部局へはメールにて
連絡いたしております。監査対象となりました部局担当者の皆様には大変お手数
をかけますがよろしくお願いいたします。

詳細につきましては、下記監査室ＷＥＢページをご覧ください。

【情報セキュリティ監査】の詳細は、コチラ↓
…………………………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/kansa-keikaku/kansa-keikaku-top.htm
…………………………………………………………………………………………

・「標準会計監査」及び「最先端研究開発支援プログラムの監査」について

「標準会計監査（実地監査）」及び「最先端研究開発支援プログラムの監査」に
ついては、２月２２日をもって部局往査を終了致しました。一方、「標準会計監
査（書面監査（２回目））」については、既に終了致しました「契約手続等の実
態調査」に引き続き、「支払遅延の実態調査」について実施する予定です。

標準会計監査についての内部監査報告書は、実地監査と書面監査（１回目及び
2回目）について併せて作成されます。今後は関係部局等と調整を行い、7月開
催の各種会議において報告のうえ各部局へ部局版報告書（写し）を送付するこ
ととなります。

【標準会計監査】の詳細は、コチラ↓
………………………………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/kansa-keikaku/kansa-keikaku-top.htm
………………………………………………………………………………………………

・今ドキ・気になる事例 �H

★仙台〜東京出張の物的証拠はありますか？

……………………………………………………………………………………
先日、本学において某省の某研究費の監査を受けた際に、監査していただいた
職員の方のまとめの発言の中で気になる点がありました。その要旨は「例えば
東京日帰り出張の場合、添付する証拠書類（ＪＲの領収書等）がない。研究分
担者との打ち合わせを行ったのであれば、その事実関係を確認・証明できるよ
うな工夫をしてほしい」とのことでした。何でも他の研究機関で虚偽の旅行報
告書が出されていた事例があったそうです。

ではどうすれば良いのかについての具体例を聞くことはできませんでしたが、
例えばその研究分担者から何かしらの証明書をもらってくるとか？でもそれを
本当に本人が書いたのかどうか、本当にその内容が正しいかどうかを確認する
には・・・

民間一流企業等のビジネスの世界では、会社のお金と時間を使った出張の旅
行報告書におざなりの結果や成果しか書かれていない、という事は有り得ない
話です。そこは上司への報告とか経費とかに関する概念の薄い研究者の世界と
は違う、と言ってしまえばそれまでなのですが、例え競争的資金や寄付金が財
源であったとしても、大学の業務の一部として経費が適正に執行されたことの
説明や証明が必要なのは言うまでもありません。

そうはいっても研究者から「私が取ってきたお金なんだから」と言われてしま
うと、正直なかなか理解してもらうのが難しいところではあります。しかしな
がらその説明責任や証明を行うために我々事務職員が雇われており（研究者個
人のお金なら我々が管理する必要もない！）、せっせと証拠集めをして財務諸
表を作成し情報開示や説明責任の役割を果たしているともいえるわけです。

冒頭の話に戻れば、出張の事実を裏付ける証拠書類がないというのは確かに
「不確かさが残る」部分ではありますが、それをどうやって説明するかは大学
の判断に委ねられるべきものでしょう（ここでまた旅行報告書の「成果」の話
が出てきますね）。

ただもし万が一、本学でもいわゆるカラ出張の事例が発覚したりすれば、今よ
りもっとガチガチのルールを定めなければならない日が来るかもしれません。
そうならないようにするにはどうすれば良いかについての意識を、日頃から研
究者を含め皆で共有していくことが肝要かと思います。
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┃A u d it C a f e
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毎月、担当者が「つぶやく」このコーナー！
今回のつぶやきは、「監査室のススメ？」と言うお題のようです。
いったいどんな話になることやら・・・。

今日から3月です。1年が経つのは本当に早いものですね。昨年の4月、配置換
により監査室のドアを叩いた事が昨日のように思い起こされます。
さて、思い出に浸るのはこれくらいにしまして、今回のテーマである「監査
室のススメ？」について書きたいと思います。

さて、皆様は監査室に対してどのようなイメージを持たれていますか？
実際のところ良くわからないというのが正直なところなのではないでしょうか。
実際私も配属されるまでは、具体的に何を行っているところなのか全くわかり
ませんでした。（もちろん監査をしているのだろうなと言うことはわかってい
ましたが・・・）
配属後まもなく1年が経過しようとしておりますが、今は、非常に面白い仕事
をしている部署だと感じています。そう感じる理由を挙げてみますと・・・。

（紙面の都合上省略）

まあ、対象となる業務が多岐にわたり、その業務の流れや根拠法令の把握、実
態の調査など、日々勉強することばかりで大変な一面もありますが、非常に貴
重な経験をできるのが監査室の業務だと思っています。

ちなみに、「若いころの苦労（？）は買ってでもしろ」とばかりに他大学では、
各部局より若手職員を内部監査の補助者として推薦してもらい一緒に内部監査
を行っている大学もあるくらいです。

ぜひ、皆さんも来年の個人調書の配属先希望欄に「監査室希望」と書いてみて
ください。

「監査室」私は、おススメします。

（監査スタッフH）

最後までお読みいただきまして誠にありがとうございました。
引き続き、「おうでぃっとめ〜る」をどうぞよろしくお願い申し上げます。
バックナンバーは、監査室WEBサイトをご覧ください。
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◆アドレス変更・配信中止のお手続きは…
kansa@bureau.tohoku.ac.jp

◆その他、各種お問い合わせは...
【電話でのお問い合わせ】
東北大学監査室（８：３０〜１７：１５）
０２２−２１７−４８７４（監査室長：朝倉）
０２２−２１７−５６８０（業務担当：佐藤、志賀野）
０２２−２１７−４８８０（財務担当：齋藤、小島、羽田）

【メールでのお問い合わせ】
東北大学監査室
kansa@bureau.tohoku.ac.jp
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本メールの無断転載を禁止します
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│＼／│【監査通信】おうでぃっと めーる　第９号（２０１１．２．２発行）
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http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit
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▼ＩＮＤＥＸ▼
■【監査室WEB情報】
・「子育て支援に関する皆様の声」を掲載〜制度はあるけれど…〜
・「監査ニュース」〜個人情報を保存したUSBメモリの紛失事故が相次ぐ
■【内部監査情報】
・内部監査報告書について〜2月下旬掲載〜
・情報セキュリティに関する状況報告
・標準会計監査等について
・今ドキ・気になる事例 �G研究者に締切日や支払日を伝えていますか？
■【監査人監査情報】
・会計監査人監査の実施状況
■【Audit Cafe】
・競争的資金の内部監査−増え続ける監査室の仕事―
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┃ 監 査 室 WEB情 報
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・「子育て支援に関する皆様の声」を掲載

先月に引き続き、「子育て支援アンケート」の集計結果をホームページに掲載
いたしました。今回は、皆様から自由回答という形で頂いた、様々なご意見を
掲載しております。アンケートの中で最も記述が多く、皆様の関心や東北大学
の現状が窺える熱い項目でありました。回答をお寄せくださいました皆様に厚
く御礼申し上げます。掲載ページの関係上、内容が類似している回答は、まと
めさせていただきましたので、ご了承くださいますようお願い申し上げます。

現在、頂いたご意見をもとに人事課とも話し合いを重ねており、対応状況につ
きましては来月のお知らせを予定しております。

また、掲載された集計結果につきましても、皆様からのご意見を募集しており
ますので、よろしくお願いいたします。

【子育て支援に関するアンケート】の詳細は、コチラ↓

………………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/tantou-HP/anketo/anke-to-top.htm
………………………………………………………………………………
・「監査ニュース」を更新しました。

個人情報を保存したUSBメモリの紛失事故が相次ぐなど

監査関係のニュースや業務改善に関するものから、日常の気になる話題など
のようなものまで、皆様の役に立ちそうなネット上の情報を掲載しております。
業務の合間など、息抜きの時にご覧ください。

【監査ニュース】の詳細は、コチラ↓
………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/tantou-HP/news/news-top.htm
………………………………………………………………………
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┃内 部 監 査 情 報
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・内部監査報告書について〜2月下旬頃掲載〜

◆科学研究費補助金の監査◆
７月に実施した「科学研究費補助金の監査」に関する監査報告書については、
２月１５日に開催される部局長連絡会議において報告する予定です。
その後、各部局宛てに各部局版報告書を送付することとなります。

◆勤怠管理等に関する監査◆
10月に実施した「勤怠管理等に関する監査」に関する監査報告書の作成も、
最終段階に入ってきております。現在は、監査実施部局に対し監査報告書の
内容に認識の誤り等がないかを確認している状況です。

なお、上記の監査報告書は、2月下旬頃に監査室のWEBサイト上に掲載いたし
ますので、今後の事務処理の参考にしてください。

【参考】過去の内部監査報告書は、コチラ↓
…………………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/kansa-houkoku/kansa-houkoku-top.htm
…………………………………………………………………………………
・情報セキュリティ監査に関する進捗状況について

「情報セキュリティ監査」につきましては、現在監査計画書等の作成を行って
おり、承認が下り次第、アンケート調査（全学対象）及び実地監査（１０部局
程度）を行います。

※監査内容
�@ 情報セキュリティーガイドラインに対する整備状況
�A 個人情報保護関係規程に対する遵守状況

実施対象部局に関しましては、ＷＥＢで公表すると共に対象部局へはメールにて
連絡いたします。監査対象となりました部局担当者の皆様には大変お手数をかけ
ますがよろしくお願いいたします。

・標準会計監査等について

○標準会計監査（書面監査（２回目））について
すでに通知されていることと思いますが、これまで実施致しました内部監査結果
等を踏まえ、当初予定していた実施内容を変更し、少額随意契約（150〜300万円）
の手続き、及び支払遅延についての実態調査を実施することとなりました。
各部局担当者の皆様には、何卒ご協力をお願い致します。

○ 標準会計監査（実地監査）について
すでに１月２８日から２月２２日までの予定で監査を実施しているところです。
今回は９部局（経理責任者ベース）について行いますが、同時進行で最先端研究
開発支援プログラムの監査を４部局について行います。こちらにつきましても
何卒ご協力をお願い致します。

【標準会計監査】の詳細は、コチラ↓
………………………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/kansa-keikaku/kansa-keikaku-top.htm
………………………………………………………………………………………

・今ドキ・気になる事例 �G
★研究者に締切日や支払日を伝えていますか？
……………………………………………………………………………………
例年科研費監査や標準会計監査において指摘される不適切な事例の中で、圧倒的
な数を占めるのは「支払遅延」に関する事例です。その発生原因は多岐にわたり、
これを絶滅させることは現状では不可能に近いと言わざるを得ないのですが、今
回は「部局の事務において有効と思われる工夫」について述べてみたいと思います。

現在本学における債権者に対する物件費・旅費・謝金等の毎月の支払（振込）月日
は、本部事務機構から部局事務に事前に連絡が行われており、お互いにその締切日
を目標にして業務をルーチン化した上で、効率的に日々の業務を行っていることと
思います。

では部局事務とその研究者の間でそのような締切日を共通理解しているでしょうか？

全研究者が部局事務への書類の提出期限をすべて厳守し、部局事務は書類が提出さ
れた際に「これは○○日に口座に振り込まれます」と即答出来る状況が理想と思わ
れますが、まずはその第一歩として、研究者との間で「○○日までに必ず事務に書
類を提出してください、そうすれば必ず○○日に支払います」との約束ごとを、物
品・役務、旅費、謝金別に周知徹底させることを強くお勧めします。

その期待される効果としては、例えば支払遅延の防止や業務の効率化に有効である
と思われるほか、部局事務と研究者間の信頼関係をより深める効果が得られること
も期待できます。

既にこのような取り組みを行っている部局も多く、具体的にはマニュアルやＷＥＢ
に「謝金の支払にかかる出勤表は必ず翌月の○日まで提出してください」と明記し
ている例や、教員発注制度を導入している部局において1か月毎に購入した物品に
関する書類の提出期限日をメールでお知らせしている例等があります。

特に教員発注制度を導入している部局については、予算照会システムをより有効に
活用していただくためにも、研究者も含めた「経理事務の業務サイクルの同期化」
の輪を広げていただきたいと思います。

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┃監 査 人 監 査 情 報
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・会計監査人監査の実施状況

先月より、期末決算に向けた監査手続である「期中実証手続、分析的手続、統制
評価のアップデート」が始まっています。
往査部局は、本部事務機構及び病院の２部局のみを予定しておりますが、その他
の部局についても、随時書面にて監査を実施する場合がありますので、その際は
ご協力をお願いいたします。

【監査人監査情報】の詳細は、コチラ↓
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http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/kansa-keikaku/kansa-keikaku-top.htm
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┃A u d it C a f e
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毎月、担当者が「つぶやく」このコーナー！
今回のつぶやきは、「競争的資金の内部監査」についてのようです。
いったいどんな話になることやら・・・。

皆様いかがお過ごしでしょうか。監査室H.S.でございます。
さて本日は、「競争的資金の内部監査」についてのお話です。

内部監査は「標準会計監査」などの会計関連の監査と業務監査に大別されます。
会計関連の監査の中には「科学研究費補助金の監査」のような競争的資金（国
などによる公募に応募し採択されることで獲得する研究費）の内部監査があり
ますが、昨今、科学研究費補助金以外の競争的資金について国や資金配分機関
から内部監査の実施及び報告を求められるケースが増加中です。例えば、今回
実施している「最先端研究開発支援プログラムの監査」ですが、交付の条件と
して毎年度内部監査を行うことが義務付けられています。

つまりこれまでは、競争的資金の監査は国や配分機関による実地検査がほとん
どだったのですが、これからは大学自身が内部監査を行いなさい、という方向
転換が進んでいる訳です。

これは、公的研究費の不正経理問題等に対応するため各省庁が五月雨式に次
々と基準を定めていることがその原因です。例えば、文部科学省が平成19年に
定めた「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施規準）」
では、各研究機関に対して不正防止計画の策定・実施及び競争的資金に対する
内部監査の実施などについて規定しています。

そのため、今後は競争的資金について内部監査の種類、実施回数が増えること
が予想されます。各部局の皆様及び監査室ともに、限られた人数・時間の中で
業務を行っているわけでございますが、今後とも内部監査の対応について、
ご協力のほどよろしくお願い致します。

（監査室H.S.）

最後までお読みいただきまして誠にありがとうございました。
引き続き、「おうでぃっとめ〜る」をどうぞよろしくお願い申し上げます。
バックナンバーは、監査室WEBサイトをご覧ください。

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■【監査室WEB情報】
・「子育て支援に関するアンケートの集計結果」について
〜アンケートからみる東北大学における「子育て支援の実態」〜
・「監査ニュース」海外出張中に個人情報が保存されたＰＣ置き引き
■【内部監査情報】
・情報セキュリティに関する状況報告〜監査時期の変更について〜
・科学研究費補助金の監査報告書について
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〜フロー情報とストック情報、その違いとは〜
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〜明けましておめでとうございます。〜
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┃監 査 室 WEB情 報
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・「子育て支援に関するアンケートの集計結果」について

１０月に職員の皆様にご協力をいただきました「子育て支援アンケート」につ
いて、ホームページに集計の結果を掲載いたしました。回答にご協力ください
ました皆様に厚く御礼申し上げます。

頂戴しました様々なご意見・ご要望は集計結果を含めまして、対応について現
在人事課と協議をしております。今後の対応状況につきましても別途お知らせ
していく予定です。

また、掲載された集計結果につきましても、皆様からのご意見を募集しており
ますので、よろしくお願いいたします。

【子育て支援に関するアンケート】の詳細は、コチラ↓
…………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/tantou-HP/anketo/anke-to-top.htm
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・「監査ニュース」を更新しました。
〜海外出張先での置引など個人情報入りPCの盗難が発生など〜
監査関係のニュースや不正事件に関するものから、業務改善に役立ちそうな情
報や、日常の気になる話題などのようなものまで、皆様の役に立ちそうなネッ
ト上の情報を掲載しております。業務の合間などにご覧ください。

【監査ニュース】の詳細は、コチラ↓
…………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/tantou-HP/news/news-top.htm
…………………………………………………………………
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┃内 部 監 査 情 報
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・情報セキュリティ監査に関する状況報告について

平成２２年１２月より実施することとしておりました「情報セキュリティ監査」
につきましては、実施時期を変更して平成２３年２月に実施することといたし
ました。実施対象部局に関しましては、ＷＥＢで公表すると共に対象部局へは
メールにて連絡いたします。監査対象となる部局担当者の皆様には大変お手数
をかけますが対応方よろしくお願いいたします。

詳細につきましては、下記監査室ＷＥＢページをご覧ください。

【情報セキュリティ監査】の詳細は、コチラ↓
…………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/kansa-keikaku/kansa-keikaku-top.htm
…………………………………………………………………
・科学研究費補助金の監査報告書について

７月に実施した科学研究費補助金の監査については、現在、監査報告書案の内容
について各監査対象部局と意見調整を行っているところです。意見調整の終了後、
総長へ報告書を提出することになります。

※「監査報告書案の意見調整」とは
監査室が作成した報告書案の内容について、監査室及び監査対象部局が事実誤認
及び意見の相違等がないかなどを確認し、必要な調整を行う手続きのことです。

・標準会計監査について
標準会計監査※には、各部局へ訪問して行う「実地監査」と、監査室が抽出した
会計伝票等の写しを監査室へ提出いただき、それについて監査を行う「書面監査」
があります。ここでは、その実施状況等についてお知らせします。

○書面監査（１回目）について

各スタッフが監査結果を監査調書に取りまとめている状況ですが、今月中には
中間報告書を監査室Ｗｅｂに掲載する予定です。

○書面監査（２回目）について
現在、実施内容について対象・方法等の見直しを検討しており、まだ確定して
いないため詳しいことはお伝えできないのですが、主に１回目書面監査の顕著
な事例について、さらに調査及び分析等を行うための監査となる予定です。

○実地監査について
１月下旬〜２月に実施する予定で準備を進めており、すでに監査対象部局宛に
日程照会を行っております。今月中旬には正式な実施通知を送付しますので、
よろしくお願い致します。

【標準会計監査】の詳細は、コチラ↓
………………………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/kansa-keikaku/kansa-keikaku-top.htm
………………………………………………………………………………………
・最先端研究開発支援プログラムの監査について

公的研究費である「最先端研究開発支援プログラム」について研究費の配分機関
（日本学術振興会）から内部監査の実施を求められておりますので、標準会計監
査（実地監査）と同時期に当該研究費の内部監査を実施します。
すでに標準会計監査と併せて監査対象部局宛に日程照会を行っており、今月中旬
には正式な実施通知を送付しますので、よろしくお願い致します。

・今ドキ・気になる事例 �F

★フロー情報とストック情報、その違いとは
一般的に行われる会計監査に限らず、庶務・学務等どのような種類の会計監査・
業務監査であっても、監査の際には内部統制の観点から「重要な情報について、
その情報を必要とする人への情報伝達が適切に行われているか」との視点が必ず
監査項目に加わることとなります。

我々が取り扱っている情報は、フロー情報（何月何日まで書類を提出しなさい、
いつ何処で停電があります、のような期間限定の情報）とストック情報（研究
費の不正防止について、職員の権利・義務、のような知識の定着化が必要な情
報）の2種類に分ける事が出来ます。

ところが現在学内で日々発信されている情報（規程、文書、マニュアルetc）は
その種類に関わらず、発生源からの通知を受け取った側の部局がちょっとした
説明を加えて対象者へメールで通知する、あるいは部局のポータルサイト等に
掲載してそれでおしまい、という流れで終わってしまっている例がほとんどです。

フロー情報ならそれでもかまわないのですが、その情報を受け取った側が常に
再確認を必要としその定着化が重要視されるストック情報について、上記のよ
うな一回限りに近い形での情報伝達で済ましてしまう事は、やや問題あり、と
言わざるを得ません。特に重要なストック情報になればなる程、「周知内容」、
「周知方法」、「周知頻度」などを熟慮して、いかに目に触れやすく容易に理
解できる仕組みを考えていくかが、本部・部局の事務職員の腕の見せ所なので
はないか、とは最近内部監査で多くの部局を回らせていただいて、よく感じる
ところでもあります。

数式でいえば、ストック情報はまず重要度を考慮し、情報伝達の際には「職員
の情報リテラシー×情報発信の頻度×伝達方法のわかりやすさ」を指数として
比例させるべき、となるのでしょうか。

もしみなさんが既に周知した情報にも関わらず、何度も誤りを発見したり、理
解していない人を発見した場合は、「一回周知したのだから守らないほうが悪
い」と考えるより、発想を転換して「現在の周知方法、取り組みの中で改善が
必要なところはないか？」と疑問をもって問題解決に取り組んでみてはいかが
でしょうか。
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┃A u d it C a f e
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毎月、担当者が「つぶやく」このコーナー！
今回は特別編として、監査室長の年始のご挨拶となります。

新年明けましておめでとうございます。

昨年は内部監査の実地監査、書面監査等にご協力いただきありがとうございました。
この「おうでぃっとめーる」も昨年７月に発刊してはや半年を過ぎたところですが、
最初にタイトルを見ただけでスパムと間違えて即ゴミ箱に入れてそれっきりの方、
また内容を判断したうえで現在はほとんど未開封、にしている方も相当数いらっ
しゃることと思います。

それらの人にはかける言葉も無いのですが、当監査室としましてはただひたすら
「本学の職員であれば、読んだ人は必ず得をする」メールマガジンを目指し、
月一回の発行を続けております。

このような反復的かつ複線的な情報提供の試みが「内部監査におけるコンサルテ
ィング型業務のひとつである」と胸を張って言えるほどのものかどうかは別にし
まして、近年の事務処理に必要な情報量の増加にあたかも反比例するように年々
タコツボ化・形式化する傾向にある学内の情報伝達体制を改善する一助になれば、
との思いで皆が日夜頭を捻って原稿を書いております。

そういった意味では、今後はこのメルマガに限らず監査室の様々なコンテンツを
本部と部局間、部局と部局間の双方向的な情報交換の場に育てていくことが監査
室の今年の大きな課題と認識しています。

監査室員一同、部局の皆様の業務の効率化を少しでも多く手助け出来ることを目
標に精進してまいりたいとおもいますので、今後もご指導のほどよろしくお願い
いたします。

（監査室長）

最後までお読みいただきまして誠にありがとうございました。
引き続き、「おうでぃっとめ〜る」をどうぞよろしくお願い申し上げます。
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kansa@bureau.tohoku.ac.jp
◆その他、各種お問い合わせは...
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０２２−２１７−４８７４（監査室長：朝倉）
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■【監査室WEB情報】
・「業務チェックリスト」を掲載しました。
・「監査ニュース」を更新しました。
「国の経理「１兆7904億円が不適切」09年度、前年の7.5倍
■【内部監査情報】
・法人化後初の勤怠監査！無事終了しました。
・情報セキュリティーに関する監査について
・標準会計監査（書面監査・実地監査）について
・今ドキ・気になる事例�E旅行報告書の「成果」欄には何をどこまで記入すべきか？
■【監査人監査情報】
・会計監査人監査の実施状況
■【Audit Cafe】
〜「カンリ室ってどこ？」〜
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┃監査室ＷＥＢ情報
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・「業務チェックリスト」を掲載しました。
「事務担当者のページ」に「業務チェックリスト」を掲載いたしました。
今回掲載したのは、先月お知らせした「WEB事例集」を基に作成されたものです。
実務を担当される方向けのチェックリストですので、皆さんの業務の参考にして
いただければと思います。

業務チェックリストの根拠規程等は、平成２２年４月１日現在のものを記載して
おります。今後も、実施する監査結果や規程の改廃等により、随時内容の更新を
行う予定ですので、適宜掲載内容を確認してください。

また、何かお気づきの点がありましたら、ぜひ監査室までご一報ください。

【業務チェックリスト】の詳細は、コチラ↓
……………………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/tantou-HP/mein/tantou-top.htm
……………………………………………………………………………………

・「監査ニュース」を更新しました。
「国の経理「１兆7904億円が不適切」09年度、前年の7.5倍
……………………………………………………………………………………
監査関係のニュースや不正事件に関するものから、業務改善に役立ちそうな
情報や、日常の気になる話題などのようなものまで、皆様の役に立ちそうな
ネット上の情報を掲載しております。業務の合間など、息抜きの時にご覧く
ださい。

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┃内部監査情報
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・「法人化後初の勤怠監査」無事終了しました！

10月27日より11月17日の9日間にわたり平成22年度内部監査の第三弾として
「勤怠管理に関する監査」が実施されました。各部局担当者の皆様のご協力
により無事終了する事ができました。皆様大変ありがとうございました。

監査時に調査した事例及びアンケートにつきましては、現在鋭意分析中です。
今後は人事課及び部局の担当者等との意見の調整を図りながら監査報告書の
作成に向けて取り組んでいくこととなりますが、特に事務系職員の超過勤務
管理のあり方及び来年度から導入予定の勤務時間管理システムの運用に関連
する部分につきましては、今後とも人事課との間で綿密な情報交換を図り、
部局の皆様からの様々な要望を出来うる限り反映させていきます。

また、今回の監査で使用した、「業務チェックリスト」及び「様式チェック
リスト」については12月下旬頃を目処に監査室WEBサイトへ掲載いたします
ので、ぜひご覧ください。

【勤怠管理等に関する監査】の詳細は、コチラ↓

………………………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/kansa-keikaku/kansa-keikaku-top.htm
………………………………………………………………………………………
・「情報セキュリティーに関する監査」について

平成２２年１２月より内部監査「勤怠情報の管理に関する監査」につきましては、
実施計画書の作成を行っております。アンケート内容及び実施部局等も含めまし
て、現在検討中です。

詳細につきましては、12月中旬頃を目処に監査室ＷＥＢページにてお知らせいた
します。

【情報セキュリティー監査】の詳細は、コチラ↓
…………………………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/kansa-keikaku/kansa-keikaku-top.htm
…………………………………………………………………………………………
・標準会計監査（書面監査・実地監査）の実施状況等について

標準会計監査※には、各部局へ訪問して行う「実地監査」と、監査室が抽出した
会計伝票等の写しを監査室へ提出いただき、それについて監査を行う「書面監査」
があります。ここでは、その実施状況等についてお知らせしたいと思います。

○ 書面監査（１回目）について

１０月中旬から書類の査閲及び各部局へのメールによる質問等を行ってまいり
ましたが、一部を除いてほぼ終了し、各スタッフが監査結果を監査調書に取り
まとめている状況です。さらに、監査調書の内容を検討し監査報告書を作成す
ることになりますが、実地監査の結果も反映するため完成は来年度になります。
そのため、なるべく早く監査の結果を各部局にお伝えし業務の参考としていた
だくため、中間報告書を作成し１２月に監査室Ｗｅｂに掲載する予定です。

○ 書面監査（２回目）について

昨年度は抽出対象を競争的資金に限定して実施しましたが、今年度の実施につ
いては対象・方法等の見直しを行っています。これについては後日ご連絡します。

○ 実地監査について

来年１月下旬〜２月中旬に実施する予定で準備を進めています。
１２月に監査対象部局宛に日程照会をしますので、よろしくお願い致します。

※ 「標準会計監査」とは

監査室がこれまで実施してきました内部監査のうち、会計経理に関する監査項目
が含まれるものは、「会計監査」のほか「科学研究費補助金の監査」や「競争的
資金の監査」、「検収センターの監査」、「図書の購入及び管理の監査」などが
ありますが、これらの内部監査のうち、「会計監査」以外の内部監査が特定の経
費や手続きについての監査であるのに対し、「会計監査」は会計経理についての
基本的かつ網羅的な監査であることから、このことを端的に現すために、今年度
から「標準会計監査」と呼称することにしました。

【標準会計監査】の詳細は、コチラ↓
………………………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/kansa-keikaku/kansa-keikaku-top.htm
………………………………………………………………………………………
・今ドキ・気になる事例�E

★旅行報告書の「成果」欄には何をどこまで記入すべきか？

……………………………………………………………………………………
この問題は、実務をされている皆さんにとっても、指摘する側にとっても非常に
悩ましいところです。ケースバイケース、といってしまえばそれまでですが、こ
こでは「旅費支出の正当性を担保する書類の一部としての旅行報告書」という観
点から、部局の皆さんに留意していただきたいポイントを述べたいと思います。

最もよくある事例としては、外部資金における学会や会議等の出席に関する旅
費の事例があげられるでしょう。この場合の旅費支出の正当性を判断するポイン
トとしては、主に�@財源と会議の関連性�A会議に出席する必要性�B日程の正当性、
の３点が考えられます。

そしてそれらを第三者的な目で確認しようとした際に、旅行計画書や会議プログ
ラム等の添付資料だけでは判断の出来ない事実が旅行報告書の成果欄に具体的か
つ適切に記載されているか否かが、成果欄の記載内容の適否を決める一つの重要
な要素になると考えられます。

その意味では、例えば同一の日程で同一の会議に出席した教授から院生に至るま
での複数人の旅行者から、一字一句違わぬ「同一の成果」が報告されるという事
例は、上記の�Aの証明として不十分であるばかりではなく、旅行者以外の人が旅
行報告書を作成しているかの印象を与えてしまう懸念もあり、結果として他の報
告書等の信憑性をも損ねていくことになりかねませんので、その点にもご注意下
さい。
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┃監査人監査情報
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・会計監査人監査の実施状況

先月、先々月に引き続き、今月も「統制テスト」が実施される予定です。
ここで、これまでの監査において、各部局で実際に書類の査閲及びヒアリングを
行った主な事項を、お知らせいたします。今後の業務の参考にされてはいかがで
しょうか。

◎契約業務
・教員発注による恣意的な分割発注はないか
・不要・不急の調達はないか
・教員発注の限度を超えた発注はないか

◎資産管理業務
・台帳上の資産種別、耐用年数の確認（使用実態に合致しているか、建物附属
設備等にすべきものを備品として登録していないか、など）
・一式管理物品の実態把握（消耗品として処理すべきものはないか、資産種別
を分けて管理すべきものはないか、など）
・科研費寄附物品の手続き確認（寄附申込書と振替伝票の整合性、起票漏れ、
起票遅れ、など）

それでは、今後とも会計監査人監査にはご協力をお願いいたします。

【監査人監査情報】の詳細は、コチラ↓
………………………………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/kansa-keikaku/kansa-keikaku-top.htm
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┃ＡｕｄｉｔＣａｆｅ
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毎月、担当者が「つぶやく」このコーナー！
今回のつぶやきは、「カンリ室ってどこ？」だそうです。
いったいどんな話になることやら・・・。

２月半ほど前のこと、内示を頂くために身構えていた私の耳に飛び込んだのは、
「カンリ室に異動です、カンリスタッフとして頑張ってください」という上司
のお言葉でした。
「え、カンリ室？何処にあるの？私が知らないだけ!?でもスタッフ制の部署と
いうのはなかなか無いし…」と慌てる私を余所に内示は進み、真相を知ったの
はその後の雑談の際でした。

おかげで監査室に異動、という衝撃を緩和できたのは有難いことでしたが、
『監査室は会計のスペシャリストが行くところ!!』と思い込んでいた私には
少々敷居の高いところでした。
しかし、異動早々に書面監査・勤怠管理監査・東北地区担当者会議、と業務が
続き、いつの間にか敷居も乗り越えていたというのは良かったことかもしれません。

特に今まで庶務系の業務には携わる機会が無かったので、「勤怠管理の監査、する
からね〜」と言われた時には、勤怠？休業？兼業？そんな規程読んだことありません…
という状態で準備を進めました。訪問調査の際に部局の皆様に親切に教えていただいた
ことを大変ありがたく思っております。
（その節は庶務の皆々様、真にありがとうございました。）

書面監査・勤怠管理のとりまとめ、実地監査の準備とまだまだ奮闘が続きそうですが、
精進して参りたいと思いますので、部局の皆様には今後ともどうぞよろしくお願い
いたします。

（監査室S）

最後までお読みいただきまして誠にありがとうございました。
引き続き、「おうでぃっとめ〜る」をどうぞよろしくお願い申し上げます。

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│＼／│【監査通信】おうでぃっと めーる　第６号（２０１０．１１．１０発行）
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▼ＩＮＤＥＸ▼
■【お知らせ】「【監査通信】おうでぃっとめーる」の配信方法を変更します。
■【お知らせ】「【監査通信】おうでぃっとめーる」を初めて見る皆様へ
■【更新情報】「ＷＥＢ事例集」を掲載しました。
■【内部監査】事前調査のご協力ありがとうございました。
■【内部監査】情報セキュリティーに関するアンケートを実施いたします。
■【内部監査】今ドキ・気になる事例 �D
■【その他】東北地区監査担当者連絡会議の開催について
■【Audit Cafe】書面監査で気付いたこと「空白決裁欄の謎？」
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┃【お知らせ】
┃「【監査通信】おうでぃっとめーる」の配信方法を変更します。
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平成22年7月より電子メールにて「【監査通信】おうでぃっとめーる」の配信
を行ってきましたが、平成22年11月号よりポータルサイトでの配信方法に変更
いたします。

なお、メールでの配信も平成22年12月まで並行して実施いたします。
また、工学研究科及び星陵地区につきましては、ポータルシステムの運用開始
まで下記「メルマガ配信通知サービス」にて対応いたします。
今後とも、ご愛読よろしくお願いいたします。

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「【監査通信】おうでぃっとめーる」とは、監査室が、平成22年7月より発行
しているメールマガジンです。毎月1回（毎月1日発行）監査に関する話から、
業務改善に関する身の回りの話まで色々な情報をわかりやすくお伝えしております。

「おうでぃっとめーる」の詳細や過去のメルマガは、下記のリンクよりご確認ください。

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┃【更新情報】
┃「ＷＥＢ事例集」を掲載しました。
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
「事務担当者のページ」に「WEB事例集」を掲載いたしました。
今回掲載したのは、『平成２０年度内部監査事例集』を基に作成されたものです。
実務を担当される方向けの事例集ですので、皆さんの業務の参考にしていただければと思います。
２年前の事例を基にしていますので、今は既に改善されている点も多々あると思いますが
改めて見てみると案外気になる点が見つかるかもしれません。
今後も、実施する監査結果を基に、随時内容の更新を行う予定ですので、時折
掲載内容を確認してみてください。
また、何かお気づきの点がありましたら、ぜひ監査室までご一報ください。

【WEB事例集】等の詳細は、コチラ↓
…………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/tantou-HP/mein/tantou-top.htm
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┃【内部監査】
┃事前調査（勤怠管理等に関する監査）へのご協力ありがとうございました。
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
内部監査（勤怠管理等に関する監査）の事前調査として、以下のような2種類の
アンケート調査を実施いたしました。多くの皆様からアンケートへのご協力を
いただき、ありがとうございました。

なお、アンケートの集計結果につきましては、監査室WEBサイトへ掲載する
とともに、内部監査報告書の一部として使用させていただきます。

・「労働時間管理の適正化、時間外労働の縮減及び休暇取得促進のための対策に関するアンケートについて」
・「子育て支援等に関する実態調査」

【アンケート】の詳細は、コチラ↓
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http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/tantou-HP/anketo/anke-to-top.htm
…………………………………………………………………
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┃【内部監査】
┃「情報セキュリティーに関するアンケート」を実施いたします。
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
平成２２年１２月より内部監査「情報セキュリティーに関する監査」を実施する予定です。
各部局の状況を把握することを目的に、「情報セキュリティーに関するアンケート」実施
いたします。内容等の詳細につきましては、１１月下旬頃にお知らせいたします。

【内部監査】の詳細は、コチラ↓
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http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/kansa-keikaku/kansa-keikaku-top.htm
…………………………………………………………………
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┃【内部監査】今ドキ・気になる事例 �D
┃★部局マニュアル、その意義と効果について
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
★部局マニュアル、その意義と効果について
……………………………………………………………………………………
７月に行われた科学研究費補助金監査中、ある部局において独自に作成した
研究者（分野）向けの「購買・物品管理マニュアル」を手にする機会があった
のですが、記載内容が具体的かつ必要な情報がコンパクトにまとめられており、
大変な感銘を受けました。

本学の内部統制をより有効に機能させるためには、文部科学省や本部事務機構
の手による内部統制手段（ガイドラインやマニュアル、研修等）だけでは充分
な対応が困難な部分、すなわち「部局事務と研究者間のルーチン業務の適正化
及び効率化」については、各々の部局の事務職員が主体となり自主的かつ継続
的な取り組みや創意工夫を行う事が必須の要件となります。

部局独自のマニュアル作成はその課題を解決する一つの有効な方法であり、同
時に部局における決まりごとの文書化及び定期的な周知等のいわゆる「仕事の
見える化」を推進していく事は、部局内における内部統制上有益であるばかりか、
問題解決、業務改善の第一歩にもつながる極めて重要な作業であると考えます。

冒頭紹介したマニュアルは、学内の制度改正に併せて６月に大幅に改訂を行い、
同時に関係者を集めて説明会を開催したとの事です。
ちなみに各種内部監査において度々指摘の対象となっている「支払の遅延」に
ついても、その部局に関しては抽出した160件すべてが遅延することなく適切に
処理されていました。
■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
┃【その他】
┃東北地区内部監査実務担当者連絡会議の開催について
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
平成２２年１０月２８日に東北地区の国立大学監査担当者を集めて、「東北
地区内部監査実務担当者連絡会議」を開催いたしました。

これは、国立大学法人も第二期中期目標期間に入り、大学の業務運営における
さらなる機能強化が求められるなか、法人の健全な運営や業務改善をサポート
する役割としての内部監査業務についても、さらなる体制の整備が求められて
いるところであり、東北地区の各国立大学の内部監査業務のより一層の充実を
図ることを目的として、初めて開催したもので以下のような内容で実施いたし
ました。

１．監査法人による講演「国立大学における内部監査の役割と現状」
・あずさ監査法人の小池公認会計士より、内部監査業務には「アシュアランス
型」と「コンサルティング型」の２つがあり、法人全体へのリスクマネジメン
トの導入とそのモニタリングの役割を担っている、とのいささか気の引き締ま
る話がありました。

ちなみに本学に当てはめますと、通常の内部監査は前者、事例集、Webコンテ
ンツの充実、このおうでぃっとめーる等は後者の業務に該当します。

２．内部監査事例報告

・本学、山形大学、福島大学の事例報告がありました。
うち山形大学からは部局の推薦により若手職員を監査補助員に任命して４つの
キャンパス間で相互監査を行う、との興味深い報告がありました。
若手職員のスキルアップにもつながる、一石二鳥の面白い試みだと思います。

３．協議事項等ディスカッション

・内部監査と監事監査・監査人監査との連携、科学研究費（外部資金）監査に
ついての実状報告及び活発な意見交換が行われました。
個々の内部監査業務については外部からはベールに包まれている部分も多く、
また皆様おなじみの手島公認会計士がその見識・経験談を交えながらの進行役を
務めていただいたこともあり、互いに多くの貴重な情報を収集できたようです。

なおその後に行われた懇親会では小池・手島両先生を始め多くの大学にご参加
いただき、引き続きそこかしこで活発な議論が行われました。改めまして当日
参加いただいた方々に感謝申し上げます。

なお、会議等で使用した資料は参考として以下のWEBサイトに掲載しております。

【会議資料】の詳細は、コチラ↓
…………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/tantou-HP/kenshu/kenshu-top.htm
…………………………………………………………………
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┃【Audit Cafe】
┃書面監査で気付いたこと「空白決裁欄の謎？」
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
毎月、担当者が「つぶやく」このコーナー！
今回のつぶやきは、「書面監査で気付いたこと」についてのようです。
いったいどんな話になることやら・・・。

だいぶ寒くなってきました、監査スタッフの間でも風邪が流行り始めています。
さて、先月に引き続き、書面監査に関する話をさせていただきます。
部局の皆さんのご協力により、書面監査の対象となる書類が無事届き、我が監
査室は、今まさに書面監査の真っ最中です。その中で、気になった点がひとつ。
結構な割合で、決裁欄にあるべきはずの押印が無いんです。じっくり見返して
みても、やはり無い。そんな書類が続出し、多少困惑気味の監査室です。

おそらく、大半のものは印影が薄いためにコピーに写らなかったものと推察さ
れますが、かといって各部局へ照会しない訳にはいかず、結果として部局の皆
様にも負担を掛けてしまうことになりかねません。

大量の書類をコピーしていただくだけでもかなりのご負担だとは思いますが、
今一度、監査室の業務をご理解いただき、このようなことの無いよう、提出
書類の確認等にはいっそうのご協力をお願いいたします。

（昔々は、朱肉が薄〜いハンコを押して決裁を回すと「上司や先輩に失礼な気
のきかない奴」として黙って先輩から書類を突き返されたのになあ、とは某室長
の嘆きです。）

（監査室Ｋ）

最後までお読みいただきまして誠にありがとうございました。
引き続き、「おうでぃっとめ〜る」をどうぞよろしくお願い申し上げます。

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■【更新情報】「取り組み事例」を掲載いたしました。
■【監査人監査】会計監査人監査の実施状況について
■【内部監査】「会計監査（書面監査）１回目」を実施いたします。
■【内部監査】「勤怠情報の管理等に関する監査」を実施いたします。
■【内部監査】「ｼﾘｰｽﾞ 公認会計士は見た！科学研究費補助金の監査の実態」
■【内部監査】今ドキ・気になる事例 �C
■【その他】初開催！「東北地区監査担当者連絡会議」の開催について
■【その他】平成２２年１０月１日付け人事異動について
■【Audit Cafe】書面監査〜監査室の試行錯誤〜
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┃【更新情報】
┃「取り組み事例」を掲載します。
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
「事務担当者のページ」の「取り組み事例」を掲載いたしました。
今回掲載したのは、『平成２１年度内部監査事例集』に掲載された各部局の
「優れた取り組み」です。
この「優れた取り組み」は、昨年度の内部監査（会計監査）を通じて、
各部局で独自に行われている事例を集めたものです。他部局の取り組みを、
皆さんの業務改善の参考にしていただければと思います。
７月に実施した科研費監査でも、様々な取り組み事例を発見しました。
今後も、内部監査により集めた、各部局の業務の効率化や不正防止のための
取り組みを掲載していく予定です。
また、「うちの部局ではこんな取り組みをしている！」といった情報が
ありましたら、監査室までご連絡ください。

【取り組み事例】等の詳細は、コチラ↓
…………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit
…………………………………………………………………
■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
┃【監査人監査】
┃会計監査人監査の実施状況について
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
本部事務機構を含め、計８部局で行われた第１期の監査が終了し、
今月からは、第２期の監査手続きである「統制テスト」が始まります。
これは、具体的に伝票等の証憑書類を閲覧させていただくもので、
対象部局も１５部局に拡大され、いよいよ会計監査人監査も本格始動です。
部局の皆様におかれましては、引き続きご協力をお願いいたします。

【監査人監査】の詳細は、コチラ↓
…………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/kansa-keikaku/kansa-keikaku-top.htm
…………………………………………………………………
■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
┃【内部監査】
┃「会計監査（書面監査）１回目」を実施いたします。
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
平成２２年１０月から１１月にかけて、「会計監査（書面監査）１回目」を
実施いたします。
対象は全部局となっており、平成２２年度の伝票等から取引を任意に抽出し、
該当する伝票の写しを監査室に送付してもらい実施いたします。
部局担当者の皆様にはお手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

【会計監査】の詳細は、コチラ↓
…………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/kansa-keikaku/kansa-keikaku-top.htm
…………………………………………………………………
■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
┃【内部監査】
┃「勤怠情報の管理に関する監査」を実施いたします。
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
平成２２年１０月下旬より内部監査「勤怠情報の管理に関する監査」を実施いたします。
実施部局については、現在選考中です。
内容等につきましては、１０月上旬頃に全部局対象のアンケート調査、
１０月下旬頃に１０部局程度の実地監査を行う予定です。
詳細につきましては監査室ＷＥＢページにてお知らせいたします。

【勤怠監査】の詳細は、コチラ↓
…………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/kansa-keikaku/kansa-keikaku-top.htm
…………………………………………………………………
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┃【内部監査】
┃「公認会計士は見た！科学研究費補助金の監査の実態」
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
公認会計士の手島です。昨年度に引続き、科研費監査に外部者の立場で参加
させていただき、関係各位には大変お世話になりました。
今回は、事務担当者だけではなく研究者本人も対象とした点に特徴があります。
適切に対応してもらえるか不安な点もありましたが、どの先生にも快く協力
していただきました。

具体的には、支出内容の研究課題との関連性や他の研究費との使い分けなど、
書面を見るだけではわからない点や質問しづらい点を中心にお聞きしました。
ルールの誤解などによる不備も一部見受けられたものの、こちらの想像以上
に真摯にルールを遵守している印象を受けました。

今後も研究費使用のルールを遵守していくためには、ハンドブック作成など
による全学的な啓蒙活動のほか、実務担当者のアドバイスや指導による部分
も極めて大きいと思いますので、今後も引き続き適正な執行に向けた取組に
期待します。

（公認会計士・監査担当者手島貴弘）

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┃【内部監査】今ドキ・気になる事例 �C
┃★科研費における学内分担者の経理、おろそかにしていませんか？
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
……………………………………………………………………………………
この件につきましては昨年度の科研費監査でも指摘したところですが、
今年度の科研費監査においても多くの部局において対応が不十分と思われる
状況が生じています。

具体的には、�@実績報告書と実支出額（収支簿）の合計が一致していない
�A実績報告書の費目別収支額が正確でない�B実績報告書の主要な物品明細書
の記載漏れ�C分担者の収支簿の管理がなされていない、等の多数の実例が
ありました。

その原因としては、多くの場合、年度末の締めあるいは年度の途中において
事務方が学内分担者の執行状況をほとんど把握しておらず、研究終了後に
研究者から提出のあった報告書等についても、よく内容をチェックしていない
事が一因と考えられます。

このような事態を避けるためには、まず収支簿の摘要欄に分担者名を記載する
などして、常に執行状況を把握しておけるようにしてください。

また年度末には、研究者に対して収支の明細を提供するなど積極的な情報の
提供を行い、研究者より提出のあった実績報告書等については、実績報告書と
実支出額との相違や主要な物品明細書の記載漏れ等の防止の観点から、関係
する係の間で充分な連携を取りつつ責任あるチェック体制を整える事が望まれます。

■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
┃【その他】
┃初開催！「東北地区監査担当者連絡会議」の開催について
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
平成２２年１０月２８日に東北大学を会場に「東北地区監査担当者連絡会議」が
開催されます。これは、各大学の業務運営におけるさらなる機能強化が求められる
なか、法人の健全な運営や業務改善をサポートする役割としての内部監査業務に
つきましても、さらなる体制の整備が求められており、東北地区の各国立大学の
内部監査業務のより一層の充実を図ることを目的としております。

内容としましては、監査法人による講演や各大学での事例紹介など多岐にわたり
充実した会議内容となっております。会議資料等につきましては、ＷＥＢページ
に掲載する予定ですのでぜひご覧ください。

詳しくはコチラ↓
…………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/tantou-HP/kenshu/kenshu-top.htm
…………………………………………………………………
■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
┃【その他】
┃平成２２年１０月1日付け人事異動について
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
平成２２年１０月1日付けの人事異動の発令がありました。
監査室に関係するものとしては、下記のとおりです。

平成２２年９月３０日中山明日香退職
平成２２年１０月1日志賀野百合配置換

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┃【Audit Cafe】
┃書面監査〜監査室の試行錯誤〜
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
毎月、担当者が「つぶやく」このコーナー！

今回のつぶやきは、「監査室の試行錯誤」の話のようです。
いったいどんな話になることやら・・・。

現在、監査室では１０月以降に実施される書面監査の準備をしています。
書面監査は、「日常的な会計に関する事務の監査を行う」目的で、
平成２０年度からスタートしたのですが・・・

・ 対象部局は全部局！！
・ 抽出件数は、全体で２２４６件（平成２１年度）！！

ということで、毎年、秋の訪れとともに監査室には各部局から大量の書類が届きます。
平成２１年度に届いた書類を積み上げると、約２メートルの高さになります。
２２４６件もの書類を６人で監査するのも大変ですが、何といっても、コピーをする
部局の皆さんの負担が大きいと思います。

そこで監査室では、部局の負担を軽減し、かつ有効な書面監査の方法はないかと、
部局でヒアリングを行う等して代替案を模索してきました。

・・・が、やはり、「全部局を対象とした書面監査を、他の業務監査と並行して
行うには、会計書類のコピーを送付してもらうのが現時点ではベスト」との考えに至りました。

監査方法については、今後も検討は継続しますが、書面監査第１回目は、昨年度同様
コピーを送付していただくことになりますので、ご協力をお願い致します。

（監査室Ａ）

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◆アドレス変更・配信中止のお手続きは...
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/tantou-HP/mail-magazine/merumaga-top.htm
◆その他、各種お問い合わせは...
【電話でのお問い合わせ】
東北大学監査室（８：３０〜１７：１５）
０２２−２１７−４８７４（監査室長：朝倉）
０２２−２１７−５６８０（業務担当：佐藤、中山）
０２２−２１７−４８８０（財務担当：齋藤、小島、羽田）

【メールでのお問い合わせ】
東北大学監査室
kansa@bureau.tohoku.ac.jp
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本メールの無断転載を禁止します
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│＼／│【監査通信】おうでぃっと めーる　第４号（２０１０．９．１発行）
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http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit
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▼ＩＮＤＥＸ▼
■【更新情報】WEB事例集、各チェックリストを順次掲載いたします。
■【更新情報】質問事項（監査人監査）を更新しました。
■【更新情報】監査ニュースを更新しました。
■【更新情報】研修用テキストを掲載いたしました。
■【訂正情報】内部監査事例集の内容を一部訂正いたします。
■【監査人監査】平成２２年度会計監査人監査が始まっています。
■【内部監査】勤怠情報等の管理に関するアンケートを実施いたします。
■【内部監査】今ドキ・気になる事例 �B
■【Audit Cafe】なぜ？科研費監査は７月に行われるのか？
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■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
┃【更新情報】
┃WEB事例集、各チェックリストを順次掲載します
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
「事務担当者のページ」開設以来、「工事中」となっておりました、「WEB事例集」及び
「様式チェックリスト」「業務チェックリスト」を９月上旬より順次掲載いたします。
なお、現在の「WEB事例集」等は平成２１年度に実施した「会計監査」の結果を参考にし、
一般的に不適切と思われる事例を抽出しております。今後は、過去に行われた「業務監査」に
関する事項や平成２２年度に実施した「科学研究費補助金の監査」に関する事例も追加する
予定となっております。

・「様式チェックリスト」９月１日公開
・「ＷＥＢ事例集」９月中旬以降公開予定
・「業務チェックリスト」９月中旬以降公開予定
【WEB事例集】等はコチラに掲載される予定です。↓

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http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/tantou-HP/mein/tantou-top.htm
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┃【更新情報】
┃質問事項（監査人監査）を更新しました。
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
平成２２年度の監査人監査が８月２３日より行なわれております。部局担当者より監査項目に
関する質問が寄せられましたので、簡単ではありますが監査項目の概要を掲載いたしました。
ぜひ、ご覧ください。
なお、監査室では監査に関する疑問、質問を募集しております。わからない事がありましたら
ぜひメールにてお問い合わせ願います。
【監査室への質問】の詳細は、コチラ↓
……………………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/tantou-HP/qestion/qestion-top.htm
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┃【更新情報】監査ニュースを更新しました。
┃「山口大の研究費不正１億８千万、元学部長ら関与」他
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
監査ニュースを更新しております。８月も研究費の不正使用など４件を掲載しました。
監査ニュースは随時更新しておりますのでご覧ください。
【監査ニュース】の詳細は、コチラ↓
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http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/tantou-HP/news/news-top.htm
……………………………………………………………………………………
■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
┃【更新情報】研修用テキストを掲載いたしました。
┃「監査のイメージはなぜ？悪い！」、「内部監査から見た契約事務」等
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
８月２日に開催された「会計基礎研修」及び８月２４日に開催された「契約研修」にて使用した
テキストを監査室のＷＥＢページに掲載いたしております。監査室が担当した講義では、監査の
基礎的事項や本学における過去の不正事例を取り上げておりますので、研修会に参加されなかった
皆さんも、ぜひご覧ください。
【研修・勉強会】の詳細は、コチラ↓
…………………………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/tantou-HP/kenshu/kenshu-top.htm
…………………………………………………………………………………………
■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
┃【訂正情報】
┃内部監査事例集の内容を一部訂正いたします。
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
７月に配布いたしました、「平成２１年度内部監査事例集」の内容に一部誤りがありました。
関係部署をはじめ、皆様にご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申しあげます。
■訂正箇所■
・平成２１年度内部監査事例集Ｐ１５【問題点】１行目
正：『国立大学法人東北大学旅費規程』第１０条第１項及び『国立大学法人東北大学旅費細則』
第４条別表第一によれば、
誤：『国立大学法人東北大学旅費規程』第１４条及び別表一によれば、
・平成２１年度内部監査事例集Ｐ１５【問題点】６行目
正：同第１０条第１項には、
誤：同第１４条には、
など、その他文言修正あり
・平成２１年度内部監査事例集Ｐ３７
「�G研究代表者等が不在中に、監督を行っていた者が連名で記載されているか。」
⇒項目削除（理由：平成２１年度より取扱いが変更になっているため）
なお、訂正後の文書を、監査室のＷＥＢページに掲載いたしております。
詳細は、コチラ↓
…………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit
…………………………………………………………………
■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
┃【監査人監査】
┃平成２２年度会計監査人監査が始まっています。
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
８月２３日の病院を皮切りに、今年度も新日本監査法人による会計監査人監査が始まりました。
今行われているのは、「業務プロセス・内部統制の把握」と呼ばれる監査手続きで、支払や入金
などの各取引における部局内での業務フローと内部統制の状況を把握するために、ヒアリングや
資料の閲覧を実施するものです。
１０月からは、次の監査段階である「統制テスト」も予定されており、どの手続きも、年度末に
作成する財務諸表等にお墨付きをもらうためには欠かせないものとなっておりまので、監査で
お邪魔する際には、何卒ご協力をお願いいたします。
また、監査当日は、我々監査室のスタッフも立ち会いますので、疑問点などがありましたら、
ご遠慮なくお声がけください。
【監査人監査】の第二期予定表等の詳細は、コチラ↓
…………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/kansa-keikaku/kansa-keikaku-top.htm
…………………………………………………………………
■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
┃【内部監査】
┃「勤怠情報等の管理に関するアンケート」を実施いたします。
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
平成２２年１０月より内部監査「勤怠情報の管理に関する監査」を実施いたします。それに
先立ち、部局の現状を把握することを目的に「勤怠情報等の管理に関するアンケート」を
実施いたします。
勤怠管理等の事務を行うにあたっての問題点や疑問点、部局の現状などの調査を行ないます。
また、育児休業取得者を対象とした、育児関連制度の浸透度等の調査も行う予定です。
【アンケート調査】の詳細は、コチラ↓
……………………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/tantou-HP/anketo/anke-to-top.htm
……………………………………………………………………………………
■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
┃【内部監査】今ドキ・気になる事例 �B
┃★書類上は完璧な「受領の確認」、その裏側にあるリスクとは？
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
……………………………………………………………………………………
今回は物品の購入を担当している皆さんへ関係の深い事例の紹介です。
７月の科学研究費の監査の際に、とある部局において、『「受領の確認」は研究室勤務の
事務補佐員（秘書さん）が行っているが、納品書へは事前に研究者から預かっている
研究者の印鑑を押印している』との事例がありました。
さて、一見何の問題も無く思えるこの行為のどこにリスクが潜んでいるのでしょうか？
ここで想定されるリスクとは、まず「実際に確認した人を押印から特定できなければ、
書類の証拠力、正当性を損なう可能性がある」ということです。
例えば、「受領の確認」において購入依頼者（教員等）が納品された物品の性能等を
確認する必要がある場合に、実際は性能等を確認できない方（秘書等）が押印して
いたとしても、表面上は購入依頼者が確認し押印したように見えてしまいます。
（確認できる人の範囲がわからない、という方は今一度「財務会計に関するQ＆A」の
購買関係の14−５を参照下さい）。万が一トラブルがあった際に、事実関係の特定が
困難になる恐れもありますね。
またもう一つのリスクは、「事務方による研究者の印鑑の管理が一般化・常態化して
しまうと、謝金の出勤表や旅行報告書の偽装や、果ては架空伝票などの重大な過失に
つながる不正行為を誘発する可能性が高まる」ということです。なお、経営・ビジネスに
興味のある方は「ハインリッヒの法則」でWEB検索してみてください。
さて皆様の部局では、実際のところ誰がどのように「受領の確認」をしているので
しょうか。研究者毎に今一度見直してみませんか？
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┃【Audit Cafe】
┃なぜ、科研費監査は７月に行われるのか？
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

毎月、担当者が「つぶやく」このコーナー！

今回のつぶやきは、「科研費監査の実施時期」の話のようです。
いったいどんな話になることやら・・・。
毎年７月に行われる科研費監査ですが、監査を受ける部局担当の皆様からすると、
「なぜこの忙しい時期に！」、「オープンキャンパス等の準備で大変なんだ！」
と感じることがあるかと思います。
この７月という時期に実施することについて幾つか理由を挙げてみますと、
○ 「実施状況報告書」を、１０月下旬〜１１月に大学として文部科学省へ
提出しなければならない。
○ ９月以降に監査を実施したのでは、「実施状況報告書」が期日までに提出できない。
○ ８月は計画年休を挟み、日程調整が困難である。
○ ４〜６月は、前年度決算確定作業を行っている。
などがあります。以上のことから７月に行われている事情について、ご理解
頂けたのではないでしょうか。
なおH21までの科研費監査報告書は、web上で公開されております。
既に読まれた皆様も、今一度読み返すと新たな発見があるかもしれませんよ。
（監査室 Ｄ）
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◆アドレス変更・配信中止のお手続きは...
kansa@bureau.tohoku.ac.jp

◆その他、各種お問い合わせは...
【電話でのお問い合わせ】
東北大学監査室（８：３０〜１７：１５）
０２２−２１７−４８７４（監査室長：朝倉）
０２２−２１７−５６８０（業務担当：佐藤、中山）
０２２−２１７−４８８０（財務担当：齋藤、小島、羽田）

【メールでのお問い合わせ】
東北大学監査室
kansa@bureau.tohoku.ac.jp
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本メールの無断転載を禁止します
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│＼／│【監査通信】おうでぃっと めーる　第３号（2010.8.2発行）
└──┘http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit

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▼ＩＮＤＥＸ▼
■【お知らせ】平成２１年度内部監査事例集の配布について・・・残りわずか？
■【研修関係】会計基礎研修に参加します。「監査のイメージとは？」
■【研修関係】東北大学契約研修に参加します。
■【会計監査人監査】平成２２年度会計監査人監査を実施します。
■【内部監査】Ｈ21内部監査報告書（会計監査）の掲載について
■【内部監査】Ｈ22科学研究費補助金監査終了！
■【内部監査】業務監査（勤怠等、情報セキュリティー）用ページを新設！
■【内部監査】今ドキ・気になる事例�A
■【お知らせ】監査室ＷＥＢページをプチリニューアルします。♪
■【Audit Cafe】監査室のお仕事！『夏編』
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┃【お知らせ】
┃「平成２１年度内部監査事例集」の配布について・・・残りわずか？
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
７月号でお知らせしておりました「平成２１年度内部監査事例集」ですが、
各担当者宛に無事？発送いたしました。内容は、昨年に引き続いて不適切な
事例説明を多数掲載した他、今年度より新たに優れた取り組みや様式のチェック
ポイントなども掲載しておりますので、ぜひご一読いただき日頃の業務に役立て
ていただきたいと思います。
なお、事前の皆様の要望に基づき配布部数を決定しておりますが、もうちょっと
部数が欲しくなった！という場合にはなるべくお早めに監査室にご相談願います。

配布状況の詳細は、コチラ↓
…………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit
…………………………………………………………………

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┃【研修関係】
┃「会計基礎研修」に参加します。「監査のイメージとは？」
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
毎年、「会計基礎研修」時に１時間ほど時間をいただきまして、内部監査に
関するお話をさせていただいております。今回のテーマは・・・

「監査のイメージは、なぜ悪い。」
〜イメージを変えるための監査室の挑戦！〜

というテーマでお話させていただきます。監査の意義などのまじめな話しから、
ちょっと笑える話まで、時には参加者の皆様と言葉のキャッチボールをしながら
監査に対するイメージを前向きな、良いものにしたいと企んでおります。

★ 研修会にて使用したテキストは以下のＷＥＢページでも公開いたします。

詳しくはコチラ↓
………………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/tantou-HP/kenshu/kenshu-top.htm
………………………………………………………………………………
※なお監査室では、各種研修会や勉強会に講師を派遣しております。部局単位
あるいは有志単位で内部監査に関する話が聞きたい、とのご要望がある場合は
監査室までお問い合わせ願います。

■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
┃【研修関係】
┃「東北大学契約研修」に参加します。
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
8月２３日から開催される「東北大学契約研修」時に１時間３０分ほど時間を
いただきまして、内部監査に関するお話をさせていただくことになりました。
今回のテーマは・・・

「内部監査から見た契約事務」

という内容でお話をさせていただきます。

★研修会にて使用したテキストは以下のＷＥＢページで８月下旬頃公開する予定です。

詳しくはコチラ↓
……………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/tantou-HP/kenshu/kenshu-top.htm
……………………………………………………………………………
■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
┃【会計監査人監査】
┃平成２２年度会計監査人監査を実施します。
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
★平成２２年度の監査契約に基づき、平成２２年８月２３日より順次実施！
……………………………………………………………………………………
監査日程や対象部局、監査項目等の詳細は、下記ＷＥＢページをご覧ください。

会計監査人監査の詳細はこちら↓
………………………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/kansa-keikaku/kansa-keikaku-top.htm
………………………………………………………………………………………
■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
┃【内部監査】
┃「Ｈ21内部監査報告書（会計監査）」の掲載について
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
平成２１年度内部監査（会計監査）は、部局担当者の皆様のご協力のもと、
無事監査業務を行なうことができました。ご協力ありがとうございました。
先日、国立大学法人東北大学内部監査規程第15条第２項に基づき、内部監査
報告書を総長宛て報告しました。不適切事項等のある部局におきましては、
適切な改善が図られますよう、よろしくお願いいたします。なお、監査報告書の
要約版を下記ＷＥＢページに掲載いたしましたので、日頃の業務にぜひご活用
ください。

【監査報告書】詳細は「各種通知」の「平成２２年度」をご覧ください。↓
…………………………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/tantou-HP/tuuti/tuuti-top.htm
…………………………………………………………………………………………
■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
┃【内部監査】
┃「Ｈ22科学研究費補助金監査」終了！
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
7月9日より7月28日の13日間にわたり平成22年度内部監査の第一弾として
「科学研究費補助金監査」が実施されました。各部局担当者の皆様のご協力により
無事終了する事ができました。皆様大変ありがとうございました。
なお、監査時に発見しました不適切事項や優れた取り組み等につきましては、
現在分析及びとりまとめを行なっております。今後は財務部等とも意見の調整を
図りながら監査報告書の作成に向けて取り組んでいくことになりますが、その
状況等につきましては、随時ＷＥＢページに掲載いたします。
■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
┃【内部監査】
┃業務監査（勤怠等、情報セキュリティー）用ページを新設！
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
今年の秋に行なわれる業務監査ですが、部局担当者の皆様にも事前に理解を
深めていただけるよう「業務監査用ページ」を新設いたしました。
今後は、このページにて監査の目的や監査項目の検討状況、対象部局の
選定状況などを掲載いたします。

【業務監査】詳細は以下のＷＥＢページをご覧ください。
………………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/kansa-keikaku/kansa-keikaku-top.htm
………………………………………………………………………………
■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
┃【内部監査】今ドキ・気になる事例�A
┃★正しい謝金の減額調整の方法とは・・・？
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
★正しい謝金の減額調整の方法とは
……………………………………………………………………………………
学生さんなどに月決めの謝金（賃金）を支払う際に、予算がない等の理由
により減額調整を行う場合があると思いますが、皆さんはどのような方法で
減額調整をおこなっていますか？

�@予め時間単価を調整し契約等を行なう。
�A契約等に定められた時間単価に勤務時間数を乗じた金額から調整する。

さて、皆さんはこの�@、�Aの方法はどちらもアリだと思いますか？
結論は�@○、�A×となります。詳しい解説は今年度事例集のＰ20を読んでい
ただくとして、一言でいいますと、お金を受けとる側の立場からしてみれば、
事前に知りえる「単価の減額」は止むを得ないが、「本来受け取れるはずの額を
全額支給しない」のはケシカラン、ということです。謝金という名称で支払って
いますが、内容は雇用契約となんら代わりがありませんので支給額を調整する
ことは出来ません。皆さんだって突然給料日に「今月の給与は千円以下の端数を
切ってキリのいい金額で支給しました」と言われたら怒りますよね？
また、講演謝金のような請負契約のようなケースでは、予め「○万円で
お願いします」と相手側に伝えておけば、例えその謝金額の積算過程の中に
端数の切り捨てがあってもＯＫ、という事になります。

ちょっとややこしい話かもしれませんが、お金の絡む話は常に相手の立場に
立って考え、決して相手の期待を裏切らないようにお気をつけ下さい。

■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
┃【お知らせ】
┃監査室ＷＥＢページをプチリニューアルします。♪
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

◆*:.'.:*◆＊:.゜.:＊◆*:.'.:*◆＊:.゜.:＊◆*:.'.:*◆*:.'.:*◆
平成２２年８月９日９：００オープン決定！
◆*:.'.:*◆＊:.゜.:＊◆*:.'.:*◆＊:.゜.:＊◆*:.'.:*◆*:.'.:*◆

監査室では、監査情報や事務改善情報など有用な情報をタイムリーに皆様に
お知らせすることを目的に、ＷＥＢページを一部リニューアルいたします。
今まで運用していた、監査室ＷＥＢページに加え、事務担当者向けのＷＥＢ
ページを新設し、「もっと身近に、もっとわかりやすく」をコンセプトに現在、
作成を続けております。
（なお、平成２２年１０月より順次ポータルシステムへ移行いたします。）

「事務担当者のページ」のコンテンツにつきましては、随時監査室ＷＥＢ
ページの専用サイトにてお知らせいたします。

詳細は、下記ＷＥＢページの「お知らせ」をご覧ください。
…………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit
…………………………………………………………………
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┃【Audit Cafe】
┃監査室のお仕事『夏編』
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毎月、担当者がつぶやくこのコーナー！
今回のつぶやきは、「監査室のお仕事『夏編』」についてのようです。
いったいどんな話になることやら・・・

監査室では、７月９日より２８日まで１４部局を対象としまして
「科学研究費補助金監査」を行いました。監査を受ける部局担当者の皆様も
大変と思いますが、監査室も皆様が想像しているよりも結構大変なのです。
実際の監査期間は３週間ほどですが、監査項目の設定や対象部局との日程調整、
本部各課との調整や規程の確認など優に１ヶ月以上の準備期間を要します。

実地監査が終了し８月になると、監査調書や監査報告書の作成が始まります。
それと同時に、秋に行なわれる業務監査等の準備も並行して進められる
わけですから、監査室の夏はあっという間に過ぎ去ってしまうのです。

なお、秋に行なわれる業務監査の情報は、随時監査室ＷＥＢページに掲載
いたしますので以下のページを参照してください。（随時更新されます。）
（監査室Ｈ）

詳しくはコチラ↓
…………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/kansa-keikaku/kansa-keikaku-top.htm
…………………………………………………………………

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◆アドレス変更・配信中止のお手続きは...
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/tantou-HP/mail-magazine/merumaga-top.htm

◆その他、各種お問い合わせは...
【電話でのお問い合わせ】
東北大学監査室（８：３０〜１７：１５）
０２２−２１７−４８７４（監査室長：朝倉）
０２２−２１７−５６８０（業務担当：佐藤、中山）
０２２−２１７−４８８０（財務担当：齋藤、小島、羽田）

【メールでのお問い合わせ】
東北大学監査室
kansa@bureau.tohoku.ac.jp
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Copyright(C) Audit Office,Tohoku University . All rights reserved.
本メールの無断転載を禁止します
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●／。・＊:．。・＊:．。・＊:．。・＊:．。・＊:．。・＊:．。 ＼●
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│＼／│【監査通信】おうでぃっと めーる２０１０．７．１ 創刊号（毎月１日発行）
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http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit
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▼ＩＮＤＥＸ▼
■【会計監査人】平成２２年度 監査人候補者決定！
■【内部監査】平成２１年度監査報告書を開示します。
■【内部監査】平成２１年度内部監査事例集を配布します。
■【内部監査】平成２２年度監査計画書を掲載！
■【内部監査】平成２２年度科学研究費補助金の監査を実施します。
■【内部監査】今ドキ・気になる事例�@
■【Audit Cafe】平成２２年１０月以降は、どうなる？？
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┃【会計監査人】
┃平成２２年度の会計監査人は新日本有限責任監査法人に決定！
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本年度の会計監査人は前年度（というか平成１６年度からですが）に引き
続き、新日本有限責任監査法人に決定しました。メンバーの大きな変動も
なく、より一層充実した監査業務が期待されます。
また今年度は、実質的な複数年（3年）契約を行ないました。その理由は
�@中期的な視野で監査計画を立案実行できる�A監査人が交代する際に生じ
る引継ぎや予備調査等のコスト負担から開放され、より効果的な監査業務が
期待できる�B複数年の業務を約束することによりコストダウンの効果が得ら
れる、等によるものです。うち�Bについては既に契約金額において前年度比
で１３％減の効果が表れています。


【監査人監査】監査人監査に関する説明はコチラ↓
…………………………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/kaikei-kansa/kaikei-outline.pdf
…………………………………………………………………………………………

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┃【内部監査】
┃平成２１年度 内部監査報告書を随時開示します。
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
★平成２１年度に実施した内部監査の報告書を開示します。
……………………………………………………………………………………
平成２１年度は、部局担当者の皆様のご協力のもと、無事監査業務を行な
うことができました。ご協力ありがとうございました。
各監査項目毎にまとめた監査報告書を随時掲載いたしますので、ぜひ！
ご覧ください。

※掲載済監査報告書
�@科学研究費補助金の監査
�A雇用と諸手当認定の監査
�B図書の購入と管理の監査

【監査報告書】詳細は「各種通知」の「平成２２年度」をご覧ください。↓
………………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/tantou-HP/tuuti/tuuti-top.htm
………………………………………………………………………………

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┃【内部監査】
┃平成２１年度内部監査事例集を配布します。
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
★7月下旬より、平成２１年度内部監査事例集を配布いたします。
……………………………………………………………………………………
平成２１年度内部監査（会計監査）にご協力いただきまして、ありがとう
ございました。
現在、監査結果を報告書にまとめておりますが、昨年度同様、部局の皆様へ
のフィードバックの一環として、ただいま平成２１年度内部監査事例集を鋭意
作成しているところです。各部局の会計業務に携わる係長以上の方を対象に、
7月下旬に配布する（あくまで）予定です。今回の事例集では、不適切事例の
ほか、部局で行なわれている「優れた取り組み」や「業務で取り扱う各種様
式のチェックポイント」を掲載する予定ですので楽しみに？お待ちください。

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┃【内部監査】
┃平成２２年度内部監査基本計画書を掲載！
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
★平成２２年度の監査項目は、社会的要請を受けて４項目！
……………………………………………………………………………………
「内部監査基本計画書」は、平成２２年度に行なう内部監査に関する基本方針や
監査内容が記載されている重要な書類です。監査室では、この計画書に基づき年
間計画を立案し監査業務を行なっております。
皆様にとりましては、今年度実施される監査がどのような意味をもち、どのような
内容で行なわれるかを知ることができる重要な書類となります。
ぜひ一読ください。

※監査項目
�@情報セキュリティ�A勤怠管理�B科研費監査�C会計監査

【監査計画書】詳細は「各種通知」の「平成２２年度」をご覧ください。↓
……………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/tantou-HP/tuuti/tuuti-top.htm
……………………………………………………………………………

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┃【内部監査】
┃平成２２年度科学研究費補助金の監査を実施します。
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
★平成２２年７月９日より１１部局で実施！
……………………………………………………………………………………
平成２２年度内部監査基本計画書に基づき、科学研究費補助金の監査を７月９日より
実施いたします。監査日程や対象部局等の概要は、下記ＷＥＢページをご覧ください。

【内部監査】科研費監査の概要はこちら↓
………………………………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/kansa-keikaku/naibu-kansa/kakenhi-kansa.htm
………………………………………………………………………………………

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┃【内部監査】
┃今ドキ・気になる事例�@
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★7月の時期に起こりやすい謝金の支払い遅延とは
……………………………………………………………………………………
この時期に起こりやすいダントツの不適切事例は、ズバリ、「４、５、６月
分の謝金の支払い遅延」です。いわゆる賃金的な謝金については最低毎月１回
以上、一定の期日を定めて支払いを行わなければなりませんが、科研費の入金
が行われるこの時期に、研究者の方が数か月分をまとめて事務方に支払いを依
頼してくる、というのが支払いを遅延させる大きな理由になっていると思われ
ます。
内部監査における必須チェックポイントでもありますので、立替払制度の利
用を含めた、研究者へのしつこいくらいの周知をお願いします。なお詳しい解
説は昨年度事例集のＰ33に掲載されていますので、ご参考にしてください。

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┃【Audit Cafe】
┃平成２２年１０月以降は、どうなる？？
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毎月、担当者が「つぶやく」このコーナー！
今回のつぶやきは、１０月に開始されるポータルサイトとメルマガの関係はいかに？
という話のようです。いったいどんな話になることやら・・・。

さて今回は、１０月から順次稼動が始まる東北大学ポータルシステム、いわゆる
「ポータルサイト」との関係のお話をしたいと思います。
皆さんは、「ポータルサイト」の説明会に参加しましたか？いろいろ便利な機能が
盛りだくさんで、導入が待ちどおしいところですね。一方、このポータルシステムが
導入されると、現在メルマガ形式で配信されているこの「おうでぃっとめーる」
（はたまた監査室のｗｅｂページ）は一体どうなるのか？という疑問が生じるかと
思います。
この件に関する本監査室の見解としては、現状のメリットを損なわないスタイル
でポータルシステムの機能とメリットを最大限に活用すべく、出来うる限り速やかに
コンテンツを移行していきたい、と考えています。
いずれにしても、10月からは本学のポータルシステムにあわせて少々形を変えて
お伝えすることになるかもしれませんが、その時にはさらにパワーアップ（↑）した
内容にしたいと考えています。どうぞご期待ください。
（監査スタッフＨ）
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◆アドレス変更・配信中止のお手続きは...
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit/tantou-HP/mail-magazine/merumaga-top.htm

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【電話でのお問い合わせ】
東北大学監査室（８：３０〜１７：１５）
０２２−２１７−４８７４（監査室長：朝倉）
０２２−２１７−５６８０（業務担当：佐藤、中山）
０２２−２１７−４８８０（財務担当：齋藤、新沼、羽田）

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東北大学監査室
kansa@bureau.tohoku.ac.jp
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＜▲おうでぃっとめーる（２０１０．６．２１発行）▲＞
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▼ＩＮＤＥＸ▼
■【お知らせ】「【監査通信】おうでぃっとめ〜る」が始まります。♪
■【お知らせ】「おうでぃっとめーる」の由来について
■【お知らせ】「おうでぃっとめーる」の内容について
■【各種手続】配信開始、停止の仕方
■【Audit Cafe】平成２２年８月何かが変わる・・・かも？
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┃【お知らせ】
┃「【監査通信】おうでぃっとめーる」が始まります。♪
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平成22年7月1日【監査通信】おうでぃっとめ〜る創刊決定！
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監査室では、監査情報や事務改善情報など有用な情報を皆様にお知らせ

することを目的に「【監査通信】おうでぃっと め〜る」の配信を開始いた
します。

毎月1回（毎月1日発行）監査に関する話から、身の回りの話まで色々な
情報をわかりやすくお伝えする予定です。

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┃【お知らせ】
┃「おうでぃっとめーる」の由来について
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

◆◇━━━━━━━━━━━━━━━━━・・・・・‥‥‥………
なぜ？「おうでぃっとめーる」なのか？
………‥‥・・・・━━━━━━━━━━━━━━━━━◇◆

┌───────────────────────────────
│実は、東北大学監査室の監査方針を表しています。
└───────────────────────────────

「おうでぃっとめーる」の【おうでぃっと】は、監査を意味する英語で、
スペルで標記すると、「audit」となります。この「audit」は、ラテン語の
『auditus』に由来し、”hearing”の意味になります。すなわち「聴くこと」
から展開された用語になります。それに対して、「監査」という漢字は「見る
こと」を語源とするもので、「audit」と「監査」は同じことを表現していま
すが、細かなニュアンスが異なります。
今回、あえて「おうでぃと」という言葉を用いたのは、「見ること」だけ
ではなく、担当者の皆様の声に「耳をかたむけること」を、重視するという
監査室の方針を表したものです。

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┃【お知らせ】
┃「おうでぃっとめーる」の内容について
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
★「おうでぃっとめーる」は情報宅配便です。
……………………………………………………………………………………
以下のような、各種情報を提供いたします。

１ホームページ更新情報

監査室ホームページの更新情報をお知らせいたします。

２監査情報のお知らせ

監査に関する基本的な仕組みの説明や監査室で行なっている監査の情報

（日程や監査内容等）をお知らせいたします。

３「不適切事例」及び「業務改善情報（優れた取り組み事例）」の提供
監査報告書又は監査時に情報収集した業務改善情報やアンケートなどで
提供していただいた各部局の事務処理情報などを掲載いたします。

４その他、お知らせ

「今月の予定」や「ちょっとお得な情報」などを掲載する予定です。

５Audit cafe

毎月担当者の「つぶやき」を掲載いたします。

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┃【各種手続き】
┃「おうでぃっとめーる」の配信開始、停止の仕方
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
★手続き簡単！パソコン上で設定ができます。
……………………………………………………………………………………
「おうでぃっとめーる」は、各部局の庶務担当係及び会計担当係宛に
配信しております。なお、他の係や個人宛に配信を希望する場合は、以下
の方法でメールの配信手続きを行なってください。

【おうでぃっとめ〜る】配信申込み、停止は、コチラ↓
…………………………………………………………………
N:\Audit_room\tantou-HP\mail-magazine\merumaga-top.htm
…………………………………………………………………
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┃【Audit Cafe】
┃平成２２年８月何かが変わる・・・かも。
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毎月、担当者がつぶやくこのコーナー
今回のつぶやきは、現在監査室でひそかに進行している新たな企画につ
いてのようです。
現在監査室では、新たなメンバーをくわえ、新しい企画の準備を進めていま
す。実は、このメールマガジンも新企画の一つです。企画自体の本稼動は
８月を予定しております。現在準備中です。

★新企画の情報は、監査室ＨＰにて随時お知らせいたします。
詳しくはコチラ↓
…………………………………………………………………
http://www.bureau.tohoku.ac.jp/audit
…………………………………………………………………

★☆★━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
◆来月の「おうでぃとめ〜る」は・・・・
7月1日発行の創刊号は、平成２２年度の内部監査項目や担当部局等も決まって
いる頃なのでその辺の話が中心となると思います。
その他にも、新企画の話題など盛りだくさんの内容でお伝えする予定です。
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kansa@bureau.tohoku.ac.jp
◆その他、各種お問い合わせは...
【電話でのお問い合わせ】
東北大学監査室（８：３０〜１７：１５）
０２２−２１７−４８７４（監査室長：朝倉）
０２２−２１７−３３８３（業務担当：佐藤、中山）
０２２−２１７−４８８１（財務担当：斉藤、新沼、羽田）
【メールでのお問い合わせ】
東北大学監査室（２４時間年中無休）
kansa@bureau.tohoku.ac.jp
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