○国立大学法人東北大学における文書の取扱いに関する規程
平成23年5月31日
規第69号
国立大学法人東北大学における文書の取扱いに関する規程
目次
第1章 総則(第1条―第7条)
第2章 収受及び配付(第8条―第11条)
第3章 起案及び供閲(第12条―第16条)
第4章 合議、決裁等(第17条―第22条)
第5章 施行(第23条―第28条)
第6章 文書の管理(第29条)
第7章 雑則(第30条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、国立大学法人東北大学(以下「本学」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定め、事務の適正かつ能率的な処理を図ることを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において「文書」とは、その内容が本学の総長・プロボスト室、本部事務機構(以下「本部」という。)、監査室又は部局の事務部若しくは事務室の所掌事務に係るもので次の各号に掲げるものをいう。
一 起案文書
二 職名又は組織名をあて名とする収受文書(以下「収受文書」という。)
三 職名又は組織名をもって発する文書(以下「発送文書」という。)
2 この規程において「学内往復文書」とは、収受文書及び発送文書のうち、学内を往復する文書をいう。
3 この規程において「原議書表紙等」とは、原議書表紙又は浄書し、決裁者等の押印の箇所を表示した文書をいい、情報システム(国立大学法人東北大学における情報システムの運用及び管理に関する規程(平成21年規第42号)第2条第4号に規定する情報システムをいう。以下同じ。)を利用し、決裁者等が承認を行った日時を表示することができる文書を含むものとする。
4 この規程において「決裁」とは、それぞれの文書について承認を与える権限を有する者が承認を与えることをいう。
(文書記号及び文書番号)
第3条 文書には、文書記号及び文書番号を付すものとする。
一 学内往復文書(総長・プロボスト室、本部、監査室又は部局の事務部(課及び室を置く事務部にあっては、当該課及び室)若しくは事務室の長が特に文書番号を付すことを認めた文書を除く。)
二 起案文書のうち第13条に規定する伺い定め及び伺いの区分に属する文書
3 第1項の規定にかかわらず、簡易な文書については、文書記号及び文書番号を付さないものとする。
4 文書番号は、毎年4月1日をもって更新するものとする。ただし、年度内に完結しない文書については、完結するまで引き続き同一の番号を用いるものとする。
(文書の処理)
第4条 文書は、起案又は供閲により速やかに処理するものとする。ただし、特に重要と認められる文書は、あらかじめ上司の指示を受けて処理しなければならない。
(秘密文書の処理)
第5条 秘密文書の処理は、上司の指示を受けて行うものとし、秘密の漏れないようにしなければならない。
2 秘密文書には、原議書表紙等及び発送文書にその旨を標示しなければならない。
3 秘密文書は、持ち回りで承認を得なければならない。
(至急文書の処理)
第6条 至急文書は、原議書表紙等にその旨を標示し、他の文書に優先して処理しなければならない。
2 至急文書のうち特に緊急を要する文書は、持ち回りで承認を得なければならない。
(不在中の文書の処理)
第7条 職員は、出張又は休暇等で不在になるときは、あらかじめ文書の処理状況を直属の長に申し出なければならない。
2 前項の申出を受けた直属の長は、他の職員に当該文書の処理を命ずる等事務処理に支障を来さないようにしなければならない。
第2章 収受及び配付
(収受)
第8条 収受文書は、文書の収受、発送等を担当する係(以下「文書担当係」という。)において収受するものとする。ただし、収受文書のうち文書番号省略文書及び簡易な文書は、直接主管の係等において収受するものとする。
(普通文書の区分)
第9条 文書担当係において収受した収受文書のうち親展文書、書留郵便物(金券封入の郵便物を含む。)及び電報(以下「特殊文書」という。)以外の文書(以下「普通文書」という。)は、文書担当係において直ちに開封し、主管の係等別に区分するものとする。
(普通文書の受付)
第10条 普通文書は、文書担当係において文書処理簿に次の各号に掲げる事項を記入するとともに、当該文書に文書記号、文書番号及び受付年月日を記入(以下「普通文書の受付」という。)の上、主管の係等に配付するものとする。ただし、主管の係等が文書担当係における普通文書の受付を経ることなく受領するときは、主管の係等において普通文書の受付を行うものとする。
一 文書記号及び文書番号
二 受付年月日
三 収受文書の文書記号、文書番号及び発信年月日
四 発信者名
五 受信者名
六 件名(件名のないものは、適宜件名を付すこと。)
七 その他当該文書の処理上必要な事項
(特殊文書の受付及び配付)
第11条 特殊文書は、次の各号によって処理するものとする。
一 親展文書及び書留郵便物(以下「親展文書等」という。)は、開封しないまま、特殊文書処理簿に所要事項を記入の上、名あて人又は主管の係等に配付する。
二 文書と認められる親展文書等は、名あて人が不在のため事務の処理に支障を来すおそれがあるときは、前号の規定にかかわらず、特定の者が開封し、閲覧することができる。
三 親展文書等で名あて人又は前号の規定により開封する者が閲覧した後普通文書として取り扱うことを適当と認めたものは、以後、普通文書として取り扱う。
四 電報は、特殊文書処理簿に所要事項を記入の上、主管の係等に配付する。
第3章 起案及び供閲
(起案の要領)
第12条 起案は、案件ごとに、原則として原議書表紙等を用いて行うものとする。
2 原議書表紙等には、原則として、次の各号に掲げる事項を備えるものとする。
一 文書番号記入欄
二 起案、決裁、施行及び発送の年月日の記入欄
三 決裁欄(決裁者、段階決定者及び起案者の押印欄又は承認の可否を示す欄)及び合議欄
四 文書の件名欄及び起案文書記載欄
五 受信者欄及び発信者欄
六 その他総長・プロボスト室、本部、監査室又は部局において必要と認められる事項
3 起案文書は、分かりやすい用字用語を使用し、的確かつ簡潔なものとする。
4 起案の内容により特に説明を必要とする場合には、起案の趣旨、案件の経過等決裁の参考となる事項を朱書きで付記するものとする。
(起案文書の区分)
第13条 文書は、原則として次の区分によって起案するものとし、当該文書の区分を件名の最後にかっこ書きする等明示しなければならない。
通知 通知に関する文書
進達 文部科学省又は他官庁へ取り次いで届ける文書
依頼 依頼に関する文書
照会 照会に関する文書
協議 協議に関する文書
回答 依頼、照会、協議等に対して回答する文書
報告 法令等に基づいて官庁、上司その他に報告する文書
上申 人事の上申に関する文書
申請 許可、認可、承認等を求めるために提出する文書
伺い定め 規程、基準、内規等を定める文書
契約 契約に関する文書
証明 証明に関する文書
伺い 資料作成、経費支出、予算要求等の伺いに関する文書
事務連絡 単なる事務的な連絡文書
(供閲文書)
第14条 供閲文書は、原議書表紙等を用い又は適宜の方法により、上司及び関係係等の閲覧に供するものとする。
2 供閲文書には、必要があるときは、主管の係等においてこれに対する処置、意見等を付すものとする。
(関係書類の添付)
第15条 起案文書及び供閲文書には、関係文書及び資料(以下「関係書類」という。)があるときは、これを添付するものとする。ただし、その必要がないと認められるときは、この限りでない。
(文書のとじ方)
第16条 文書のとじ方は、左とじとする。ただし、縦書きのもの及び縦書きの関係書類が添付されているものは、右とじとすることができる。
第4章 合議、決裁等
(合議)
第17条 起案文書の内容が他の係等の所掌事務に関係のあるときは、起案文書を当該係等に合議しなければならない。ただし、決裁を得た後起案文書の内容を当該係等に連絡することをもって足りる場合は、この限りでない。
(合議の際の訂正)
第18条 合議を受けた係等において起案文書の訂正を要すると認めるときは、起案の係等と協議しなければならない。
2 前項の協議によって起案文書を訂正するときは、訂正者は、その箇所に押印しなければならない。
(決裁)
第19条 起案文書は、決裁を得て施行しなければならない。
(起案文書の変更及び廃棄)
第20条 決裁を得る過程において起案文書の内容に重要な変更があったとき又は起案文書が廃案となったときは、起案者は、上司及び合議した先にその旨を通知しなければならない。
(専決)
第21条 文書の速やかな処理を図るため必要があるときは、専決者を定めて専決させることができる。
(代決)
第22条 決裁を行う者(以下「決裁者」という。)が出張又は休暇等で不在の場合、施行の急を要する文書については、定型的又は軽微な事項を内容とするものに限り、決裁者より下位の職にある者が代決することができる。
2 前項の場合には、事後に決裁者に報告しなければならない。
第5章 施行
(施行の日)
第23条 決裁を得た文書(以下「決裁文書」という。)の施行の日は、決裁の日とする。ただし、特別の理由があるときは、施行の日を決裁の日と異にすることができる。
2 決裁文書には、起案者において原議書表紙等に決裁年月日及び施行年月日を記入しなければならない。
(文書処理簿への記入)
第24条 発送文書に係る決裁文書は、文書処理簿に文書記号及び文書番号、件名、施行年月日、発信者、受信者等を記入しなければならない。ただし、当該決裁文書のうち文書番号省略文書及び簡易な文書については、この限りではない。
(浄書及び照合)
第25条 発送文書の浄書及び照合は、主管の係等において行うものとする。
(公印の押印及び電子署名)
第26条 発送文書には、公印を押印するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、発送文書のうち、決裁者が公印の押印を省略することを承認したもの(以下「公印省略文書」という。)には、押印を省略することができるものとする。
3 第1項の規定にかかわらず、発送文書のうち、決裁者が電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名により行うことを承認したもの(以下「電子署名文書」という。)については、電子署名をもって公印の押印に代えることができる。
4 公印及び電子署名の使用については、国立大学法人東北大学公印規程(平成23年規第70号)の定めるところによる。
(発送)
第27条 文書の発送は、文書担当係において行うものとする。ただし、秘密文書、文書番号省略文書及び簡易な文書は、主管の係等において発送するものとする。
2 一時に多数の文書を発送するときの発送の準備は、主管の係等において行うものとする。
3 文書を発送したときは、文書処理簿及び原議書表紙等に、それぞれ発送年月日を記入しなければならない。ただし、第24条第1項ただし書に該当する文書にあっては、文書処理簿への記入を要しない。
4 郵送する文書は、郵便物発送簿に所要事項を記入して発送しなければならない。
5 公印省略文書は、ファクシミリ又は電子メール等を利用して発送することができる。
6 電子署名文書は、第1項本文の規定にかかわらず、主管の係等が、情報システムからの送信により発送するものとする。
(完結)
第28条 文書は、当該文書の案件の処理が終わったときをもって完結するものとする。
第6章 文書の管理
(文書の管理)
第29条 文書の管理は、国立大学法人東北大学法人文書管理規程(平成23年規第68号)の定めるところによる。
第7章 雑則
(雑則)
第30条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、総長・プロボスト室、本部及び監査室にあっては総長が指名する理事又は副学長が、部局にあっては部局の長が、それぞれ別に定めるものとする。
附則
この規程は、平成23年5月31日から施行し、平成23年4月1日から適用する。
附則(平成30年6月28日規第141号改正)
この規程は、平成30年6月28日から施行し、改正後の第2条第1項、第3条第2項第1号、第12条第2項第6号及び第30条の規定は、平成30年4月1日から適用する。
附則(令和4年5月10日規第88号改正)
この規程は、令和4年5月10日から施行する。