貸出施設

• ホール

  世界水準の音響と学術会議機能を備えたホールです。ホールご使用の際は控室をすべてお使いいただけます。

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• 会議室

  会議室は3室あり、仕切りを外すことにより大会議室として使用できます。

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• 応接室

  応接室としての使用のほか、少人数の会議等にもご使用いただけます。

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貸出日時

• 休館日

  火曜日、本学創立記念日（6月22日）、年末年始（12月29日～1月3日）、大学入学共通テストおよび一般入試実施日は休館日につき貸出しておりません。

  ※上記のほか、設備点検等のために臨時に休館する場合があります。
  ※火曜日が祝日の場合は貸出することがあります。ご相談ください。

• 貸出時間区分

  全日
  9:30 ～ 21:30
  午前	午後	夜間
  9:30 ～ 12:00	13:00 ～ 17:00	18:00 ～ 21:30

  ※貸出時間には主催者・公演関係者・観客等の入館から退館までの、施設使用に要するすべての時間を含みます。
  ※使用時間がこの表に定める貸出時間に満たない場合においても、使用料の時間割計算は行いません。
  ※区分を続けてご使用される場合、区分間は無料です。但し、開場時間または終演時間が区分間にかかる場合はご相談ください。
  ※終演時間は使用時間終了の30分前までに設定してください。

  【開館前延長時間区分】

  前延長①	前延長②	前延長③
  7:30 ～ 9:30	8:00 ～ 9:30	8:30 ～ 9:30

  ※開館前延長の使用には別途使用料がかかります。詳しくはお問合せください。
  ※後延長は受付しておりません。

料金

• • 料金表

• 施設使用料について

  使用料は基本使用料と維持管理費の合計を指し、以下の料金を含みます。

  使用料	基本料金	施設及び基本設備にかかる料金
  	維持管理費	光熱水料、空調使用料、清掃費

  ※ホールは本番利用と準備・リハーサル利用で時間区分ごとに料金が異なります。
  ※開場時間を含む時間区分は本番利用となります。
  ※ホール使用料には控室6室使用分が含まれます。
  ※延長時間区分の使用料についてはお問合せください。

• 附帯設備使用料について

  機材やピアノ等附帯設備のご使用は附帯設備使用料となります。
  最終ご使用日退館時に使用料を確定し、使用申込時より追加があった場合は後日請求いたします。

  ※附帯設備使用料金表に掲載のない附帯設備は無料です。

規程

ご使用までの流れ

• 使用申込

  ▼

• 選定会議

  ▼

• 許可書発行

  ▼

• 請求書発行

  ▼

• 事前打ち合わせ

  ▼

• ご使用日当日

使用申込

• 1. 申込受付期間と空き状況をご確認ください。

  【申込受付期間】

  • 当面の間、ご使用を希望する月の12ヶ月前の月の初日から2ヶ月前まで
    （12ヶ月前の月の初日が休館日の場合はその直後の開館日より受付）
    ※一般催事の仮申込は受付しておりません。使用申込書をご提出ください。

  【空き状況】

  空き状況ページにて、現在お申込み可能な期間の空き状況を公開しています。
  ご希望の日程が申込可能かどうかご確認ください。

  【ご使用について】

  当会館の感染症対策・運用ルールを必ずご確認ください。
  ※現在の運用ルールでは、使用許可までの手順が通常と異なります。

• 2. 使用申込書にご記入ください。

  以下の東北大学百周年記念会館使用申込書に所要事項をご入力のうえ、電子メールに添付するか、郵送してください。

  • 記入例

    東北大学百周年記念会館使用申込書 記入例（PDF版）

  • 電子メールに添付する方はこちら

    東北大学百周年記念会館使用申込書（付帯設備備品使用申込書含む）（EXCEL版）

  • 郵送の方はこちら

    東北大学百周年記念会館使用申込書（付帯設備備品使用申込書含む）（PDF版）

• 3. 必要書類をご用意ください。

  選定会議で許可・不許可の審議を行う際の資料となります。必ずご用意ください。
  書類が不足している場合はお申込みを受付できないことがあります。

  • 団体規約・催事概要

• 4. 使用申込書と必要書類をご提出ください。

  • 電子メールにてご提出の場合

    あて先
    hagihall * grp.tohoku.ac.jp （送信の際は「 * 」を「@」に変換してください）

  • 郵送にてご提出の場合

    あて先
    〒980-8576 宮城県仙台市青葉区川内40
    東北大学百周年記念会館 川内萩ホール 事務室
    Tel : 022-795-3391

• 個人情報の取扱いについて

  東北大学百周年記念会館のご利用にあたりご提供いただきました個人情報は、法令に基づく場合を除き、使用者との連絡、許可書等の発行手続き及び使用料等の請求のみに使用します。

選定会議

• 内容

  お申込み内容および提出資料を基に審議を行い、許可・不許可を決定いたします。
  審議は先着順ではなく、一定期間でお申込みを区切り、期間ごとに審議を行います。
  使用を許可したお申込みには後日使用許可書を発行いたします。
  使用許可書発行以外の個別の連絡は行っておりません。

• 開催時期

  月2回程度

許可書発行

• 使用許可書発行

  ※現在の運用ルールでは、許可書発行手順が通常と異なります。
  　当会館の感染症対策・運用ルールを必ずご確認ください。
  選定会議の結果をもとに、許可となったお申込みに対し使用許可書をお送りします。
  特に申し出がない場合は使用申込書の団体住所にお送りします。異なるあて先をご希望の場合はご連絡ください。
  使用許可書は使用当日の入館手続き時に提示が必要です。大切に保管してください。

請求書発行

• 請求書送付について

  ※現在の運用ルールでは、請求書発行手順が通常と異なります。
  　使用許可書発行と併せて請求書発行となります。
  　使用許可書発行については当会館の感染症対策・運用ルールをご確認ください。

  • 使用料の請求について

    当面の間、使用日の1か月前を目安に使用料の請求書を発送いたします。
    請求書に記載の期日までに使用料をお振込みください。
    特に申し出がない場合は使用申込書の団体住所にお送りします。異なるあて先をご希望の場合はご連絡ください。

  • 附帯設備使用料の請求について

    追加の附帯設備使用があった場合はご使用最終日後に追加分の請求書を発送いたします。
    特に申し出がない場合は使用申込書の団体住所にお送りします。異なるあて先をご希望の場合はご連絡ください。

• お支払い期日について

  ※当面の間、使用日の1か月前を目安に使用料の請求書を発送いたします。
  　以下とは異なりますのでご注意ください。

  使用料の100分の50相当額	使用開始日の3か月前の日
  使用料の残額	使用開始日の1ヶ月前の日
  附帯設備追加使用料 および許可時間外使用料 がある場合	使用最終日後に請求 ※期日は請求書に記載

事前打ち合わせ

• 事前打ち合わせ日程

  ご使用初日の2か月前から1か月前までに事前打ち合わせをお願いします。
  ご都合の良い日時をお知らせください。

• 事前打ち合わせ内容

  • 入館、退館、および施設のご使用方法について
  • 非常時の避難誘導について
  • 各ご使用日ごとの進行について
  • 会場の使用備品やセッティングについて
  • 照明、音響関係について
  • 進入車両について
  • 物品の展示・販売その他公演に関することについて

催事開催に係る各種届出

• 物品販売を行う場合

  催事に直接関連する物品に限り館内指定場所にて販売が可能です。
  希望する場合は物品販売計画書にご記入のうえご提出ください。
  東北大学百周年記念会館物品販売計画書(EXCEL)

• 喫煙、裸火の使用又は危険物品の持込み、スモークマシンの使用

  館内で喫煙、裸火の使用又は危険物品の持込みをする場合は仙台市青葉消防署へ届出が必要です。
  危険物品持込承認申請書にご記入のうえ、一度事務室へご提出ください。
  承認後に押印した申請書をお返ししますので、仙台市青葉消防署へご提出ください。
  消防署で承認を得た後、再度事務室へご提出ください。
  危険物品持込承認申請書（正／副）※百周年記念会館長名(WORD)
  水溶性スモークマシン使用申請書(WORD)

• 署名・寄付・募金等の活動を行う場合

  会館内で署名・寄付・募金等の活動を行う場合は以下の書式例をもとに届出書を作成しご提出ください。
  ただし、営利を目的とする活動、宗教的又は政治的宣伝意図を有する活動、公序良俗に反する活動は許容できません。
  【書式例】催事に伴う署名活動の実施について(WORD)
  【書式例】催事に伴う募金活動の実施について(WORD)

• そのほか届出が必要な場合

  催事に応じて各機関への届け出が必要となる場合は、使用者にて届け出を行っていただきます。
  承認後は許可書の写しをご提出ください。

  警備等	仙台中央警察署 022-222-7171
  著作権	日本音楽著作権協会仙台支部 022-264-2266

使用変更届

• 変更に届出が必要な項目

  施設使用日の追加、施設使用時間の変更、本番時間の変更、責任者の変更、入場料の変更

• 変更を受付可能な期間

  ※当面の間、使用日の2か月まで

• 変更届の流れ

  • メールまたは電話にてご連絡ください。変更届についてご案内いたします。
  • 使用申込と同様、選定会議にて許可・不許可の決定をいたします。
  • 選定会議の結果をもとに変更許可書を発行いたします。

使用取止め届

• 取止めを受付可能な期間

  ※当面の間、使用日の2か月まで

• 使用取止めの流れ

  メールまたは電話にてご連絡ください。

ご使用日当日

• 入館手続きについて

  • 使用許可書（原本）をご用意のうえ事務室までお越しください。使用施設のカギを貸出いたします。
  • カギの貸出時刻を入館時刻といたします。
  • 使用許可となっている時間より前に入館することはできません。
  • 入館手続き前に貸出施設への立入りや荷物の搬入はできません。
  • 入館手続き前の事務室での荷物の受取は行っておりません。

• ご使用時間内の注意点

  • ホールおよびホワイエは飲食禁止です。
  • ゴミはすべてお持ち帰りください。
  • ピアノの調律は行っておりません。使用時間内での調律を使用者が手配してください。
  • 使用施設及び控室のカギは、責任をもって管理をお願いします。紛失された場合は実費負担にて交換となります。
  • 荷物や貴重品の紛失・盗難等については、当会館は一切責任を負いかねます。
  • 災害等発生時の避難誘導については、当会館との打合せのうえ十分なご協力をお願いいたします。
  • 事務室での荷受はできません。宅配便やケータリング、花束の受取等、すべてお受けできません。
    また荷物の保管も承っておりません。
  • 当会館を含む東北大学キャンパス内は全面禁煙となっています。
  • 駐輪場はございません。
  • 不測の事故及び災害の場合は、催事を中止していただくことがございます。この場合における損害の補償はいたしません。

• 退館手続きについて

  • 使用許可となっている時間内に退館してください。
  • カギの返却時刻を退館時刻といたします。
  • 各使用施設ごとに原状回復・施錠および関係者全員の退出を確認したのちに使用施設のカギを返却してください。
  • カギ返却時に附帯設備使用等の確認を行います。時間に余裕をもって事務室へお越しください。
  • 使用許可時間内に退館が完了しなかった場合は時間外使用料が発生します。

お断りと中止

• 次のいずれかに該当する場合には、許可書発行後または使用中においても使用をお断りまたは中止していただきます。

  • 使用者が、その使用権を第三者に譲渡又は転貸した場合
  • 使用申込書の記載事項に偽りがあった場合
  • 申込時の使用目的または使用方法に著しい変更があった場合
  • 法令に違反する行為があった場合
  • 騒音又は臭気等でほかに迷惑を及ぼし、かつ係員の指示に従わない場合
  • 風紀上または管理上、使用続行が不適当であると館長が判断した場合