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個人情報保護方針

平成17年2月8日
東北地区国立大学法人等職員採用試験実施委員会

平成20年12月17日
一部改正

平成22年10月19日
一部改正

平成24年4月1日
一部改正

平成27年6月11日
一部改正

平成29年7月13日
一部改正

1.基本方針

東北地区国立大学法人等職員採用試験実施委員会(以下「実施委員会」という。)は、個人情報(個人に関する情報であって、特定の個人を識別することが可能なものをいう。)の保護に関する法令および内部要領等を遵守し、国立大学法人、独立行政法人国立高等専門学校機構および一部独立行政法人(以下「国立大学法人等」という。)が参加する国立大学法人等職員採用試験(以下「採用試験」という。)に関して、実施委員会が取り扱う個人情報の取得および利用を適正に行うとともに、個人情報の管理のために必要かつ適切な措置を講じることにより、採用試験の受験申込者の個人情報の保護に努めます。

2.組織的対応

基本方針を具体化するために、実施委員会として次のような対応を行います。

  1. 個人情報の保護に関する法令等を遵守します。
  2. 個人情報の取り扱いに関する内部要領を策定するとともに、個人情報を取り扱う業務およびシステムを適正に管理します。
  3. 個人情報が適正に取り扱われているか否かを、随時点検・確認し、問題がある場合には改善します。
  4. 採用試験に参加する国立大学法人等および個人情報のデータ処理を業務委託する企業等に対し、個人情報の管理を適正に行うよう求めます。
  5. 本基本方針は、実施委員会のホームページに掲載することなどにより、いつでも閲覧可能な状態とします。

3.個人情報保護の取り扱いについて

(1) 個人情報の保護に関する法令等を遵守します。

採用試験の実施に際し、東北地区国立大学法人等職員採用試験実施委員会採用試験事務室(以下「採用試験事務室」という。)に個人情報を取り扱う業務およびシステムを担当する人員を配置し、適正な管理を行わせることにより、受験申込者の個人情報の保護に努めます。 また、受験申込者からの個人情報に関する質問等は、採用試験事務室にて受け付けます。

(2) 個人情報の取得

個人情報の取得にあたっては、東北地区の国立大学法人等職員を採用するという目的を達成するために必要とされる範囲内で適正に行います。

なお、取得する個人情報は、志願者等に採用試験に関する情報を提供するにあたり必要な事項、受験申込の際に届け出た事項、採用試験の採点結果及び第1次試験合格後の意向確認の際に届け出た事項とします。

(3) 個人情報の利用

個人情報を利用する場合、個人情報保護の重要性を強く認識し、当該個人情報の利用目的の範囲内でこれを行います。

(4) 個人情報の提供等

以下のいずれかに該当する場合以外は、受験申込者の個人情報を第三者に開示または提供しません。

  1. 受験申込者の同意を得た場合
  2. 採用試験に参加する国立大学法人等が当該法人の職員を採用することを目的として利用する場合
  3. 図書系専門試験実施組織が試験区分「図書」の第1次試験合格者に対して、専門試験を実施する場合
  4. 東北地区以外の6地区(北海道地区、関東甲信越地区、東海・北陸地区、近畿地区、中国・四国地区、九州地区)の採用試験実施委員会からの要請に基づき、採用試験実施年度の11月1日以降、当該地区の職員を採用するために事務系(図書)及び技術系試験区分の第1次試験合格者名簿を提供する場合
  5. 統計的なデータ等、受験申込者等を特定の個人として識別することができない状態に加工して開示する場合

(5) 個人情報の適正な管理

個人情報の管理には、内部要領等を整備するなどの必要な体制を確立し、安全管理に努めます。

また、実施委員会が保有・管理する個人情報を提供する国立大学法人等および個人情報のデータ処理業務を委託する企業等に対し、その内容の適正な管理・保護について適切な指導または監督等に努めます。

(6) 個人の権利利益の保護

本人(本人から委任を受けた代理人等を含む。)からの請求による場合で、本人であることの確認ができた場合に限り、本人の個人情報の訂正等について、合理的な期間、妥当な範囲内で対応します。

(7) 法令等の遵守

個人情報の取り扱いにおいて、個人情報の保護に適用される法令等を遵守します。

(8) 個人情報の取り扱いの継続的な改善

個人情報の取り扱いについて、適宜その改善に努めます。