11月26日(火)の17時ごろ、かなり広範囲の東北大学の関係者れ、送信する予定がなかったと思われるメールが届きました。
また、そのメールに返信したメールも同範囲に送信され、中には東北大学生が書いたとは思いたくないような文面も散見されました。
上記の問題について以下のことを求めます。
①メールが誤送信されたことの原因究明及び解決・対応
②職員・学生への情報リテラシーの教育徹底
③メールアドレスの管理の見直し
①について、今回の問題を受けて東北大学のセキュリティに不安を抱いた学生は多いと思います。しかしながら、私が確認した範囲では「誤送信されたメールを消すように」とのメールが追って届いただけです。問題が再発しないように対応したこと、そして対応がされたことを周知することが必要です。
②について、誤送信されたメールは東北大学の外部の方とのやり取りも含まれているものでした。また、誤送信メールへの学生や職員の対応は個人情報保護の観点から情報リテラシーの低いものがありました。情報化の進む今日、東北大学の学生や職員として注意喚起した方がいいと思います。
③について、今回のメールの誤送信された範囲は広く、中には東北大学を卒業して数年経過する方にも届いていました。東北大学が、卒業生のメールアドレスを管理する必要はないはずですが、もし必要な場合にも厳重に管理されるべきです。卒業生のメールアドレスの管理は、在学生にとっても在学中、卒業後と不安を感じる点になります。
お忙しいところ恐れいりますがご対応を何卒よろしくお願いします。
【情報シナジー機構より】
この度のメール誤送信につきましては、大変ご心配をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
ご意見に関しまして、以下のとおりご回答いたします。
①メールが誤送信されたことの原因究明及び解決・対応について
今回の誤送信は、メールの管理者の誤設定によるもので、情報漏えいや不正侵入等によるものではありませんでした。今後、再発することがないよう、既に各種の対策を講じましたが、なお万全の注意を払い、対策の徹底を図ってまいります。
②職員・学生への情報リテラシーの教育徹底について
メール誤送信を起こさないことは当然ながら、万が一発生した場合に取るべき行動などに関して、教職員については、毎年度実施される情報セキュリティ教育の題材に採用し、また、学生については、情報関連授業の内容に盛り込むなど、啓発活動の具体化を検討します。
③メールアドレスの厳重な管理の徹底について
現在、卒業時に希望された卒業生には、２年間、DCメールアドレスに届いたメールを転送するサービスを提供しており、今回のメールはその方にも配信されています。このサービスは、卒業前に投稿した論文の査読等に必要との要望が高かったため実施しているものです。具体的には、メール転送を希望する学生がアドレスを登録する仕組みになっております。
今後、メールアドレスの厳重な管理を徹底しつつ、サービスを提供させていただきます。